근로자 명부 작성·보존 의무, 5인 미만도 퇴직일부터 3년

직원을 채용하면 급여 계산이나 4대보험만 챙기기 쉬운데, 사업주가 따로 만들어 두어야 하는 서류가 하나 더 있어요. 바로 근로자 명부예요. 근로자 명부 작성·보존 의무는 근로기준법에 규정돼 있고, 보존기간은 3년이에요.

그런데 이 3년을 언제부터 세는지에서 많이 틀려요. “만든 날부터 3년”으로 알고 오래된 퇴직자 자료를 지웠다가 문제가 되는 경우가 있어요. 기산점부터 정확히 보고, 5인 미만 사업장 적용 여부와 일용근로자 예외, 법정 기재사항, 과태료 기준까지 한 번에 정리해볼게요.

근로자 명부 작성·보존 의무, 핵심은 퇴직일부터 3년

근로기준법 제41조는 사용자가 사업장별로 근로자 명부를 작성하고, 법령에서 정한 사항을 적도록 하고 있어요. 그리고 그 내용이 바뀌면 지체 없이 정정해야 해요. 이어지는 제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있어요.

여기까지는 많이 알려져 있는데, 실무에서 갈리는 건 3년의 시작점이에요. 시행령 제22조는 근로자 명부의 기산일을 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날로 정하고 있어요. 명부를 만든 날도, 입사한 날도 아니에요.

그래서 재직 중인 직원은 보존기간 자체가 아직 시작되지 않은 상태예요. 10년을 근무했다면 그 10년 동안 명부를 계속 유지해야 하고, 퇴직한 뒤에 비로소 3년을 세기 시작해요.

5인 미만 사업장도 근로자 명부를 작성해야 하나

“우리는 직원이 3명이라 근로기준법이 거의 적용 안 된다던데요”라는 이야기를 자주 들어요. 하지만 근로자 명부 작성·보존 의무는 사업장 규모만으로 일률적으로 빠지는 규정이 아니에요. 5인 미만 사업장이라도 근로자를 사용하면 명부를 만들어 두는 게 원칙이에요.

5인 미만이라서 적용이 달라지는 건 연장·야간·휴일근로 가산수당이나 연차유급휴가처럼 별도로 적용 범위가 정해진 조항들이에요. 서류 작성·보존 의무와는 성격이 다른 문제예요. 직원을 처음 뽑는 단계라면 직원 첫 채용 4대보험 절차와 함께 명부도 같이 만들어 두는 게 편해요.

다만 예외가 하나 있어요. 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 근로자 명부를 작성하지 않을 수 있어요. 주의할 건 “일용직이면 다 빠진다”가 아니라는 점이에요. 같은 사람을 30일 이상 계속 쓰고 있다면 예외에 해당하지 않아요.

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근로자 명부 관리대장
우리 사업장도 대상이라면, 법정 기재사항을 빠뜨리지 않고 퇴직일 기준 보존기간까지 같이 관리해보세요

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근로자 명부에 꼭 적어야 할 항목

근로기준법 시행령 제20조가 근로자 명부에 적을 사항을 정하고 있어요. 항목이 하나라도 빠지면 “작성은 했지만 기재사항 누락”이 될 수 있으니 처음 만들 때 한 번에 맞춰두는 게 좋아요.

여기서 하나 짚고 갈 게 있어요. 오래된 양식이나 블로그 글을 보면 주민등록번호 칸이 있는 경우가 있는데, 현행 법정 기재사항은 생년월일이에요. 법이 주민등록번호를 근로자 명부의 필수 기재사항으로 요구하고 있지는 않아요. 4대보험 신고처럼 다른 법령이 요구하는 절차에서 따로 수집하는 것과는 구분해서 관리하는 게 좋아요.

그리고 제41조는 기재사항이 바뀌면 지체 없이 정정하라고 하고 있어요. 주소 변경, 직무 변경, 계약 갱신처럼 1년에 몇 번씩 생기는 일들이라 “연말에 몰아서” 방식은 위험해요.

근로자 명부 3년은 언제부터 계산하나

시행령 제22조는 서류마다 3년의 기산일을 따로 정해 두고 있어요. 그래서 “직원 서류는 전부 만든 날부터 3년”으로 묶어서 관리하면 어떤 서류는 너무 일찍 없애게 돼요.

3년 보존 대상은 근로자 명부만이 아니에요. 시행령 제22조 제1항은 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류, 법정 근로시간을 넘겨 일하기로 한 서면합의 서류, 연소자의 증명에 관한 서류를 ‘근로계약에 관한 중요한 서류’로 정하고 있어요.

연소자 증명 서류만 기산점이 나이에 걸려 있어요. 퇴직일도 작성일도 아니라 18세가 되는 날부터 3년이에요. 청소년을 고용한 적이 있다면 이 서류만 따로 표시해두는 게 편해요.

근로계약서는 “근로관계가 끝난 날”이라 계약을 여러 번 갱신했더라도 마지막 근로관계 종료일이 기준이 돼요. 계약서 자체를 어떻게 갖춰야 하는지는 근로계약서 필수 기재사항 쪽에서 따로 확인해보세요.

임금대장은 조금 달라요. 퇴직일이 아니라 마지막으로 기록한 날이 기준이에요. 매달 기록이 쌓이는 문서라 기산일이 계속 갱신되는 구조라고 보면 돼요. 임금 지급 때마다 교부해야 하는 임금명세서 의무 교부와는 문서 성격이 다르니 함께 정리해두면 좋아요.

아래 표는 지금 사업장 상황별로 무엇을 하면 되는지 정리한 거예요.

위 표는 예시이며 실제 사업장 상황에 맞춰 조정해서 쓰세요.

법정서식 그대로 써야 하나

근로기준법 시행규칙 제16조는 조문 제목이 「서식」이고, 여기에 딸린 별지 제16호서식이 근로자 명부예요. 그래서 “이 서식 그대로 출력해서 써야 하나요”라는 질문이 많은데, 그렇지 않아요.

시행규칙 제16조제2항은 근로자 명부를 임금대장과 합쳐서 작성하거나, 서식을 변경해서 사용할 수 있도록 하고 있어요. 직원 수가 적은 사업장이라면 엑셀 한 장에 명부와 임금대장을 같이 관리해도 문제가 되지 않아요.

지금 쓰는 파일이 예전에 받아둔 서식이라면 한 번 열어보세요. 근로자 명부 별지 제16호서식은 2024년 7월 29일 개정본이고 성명·성별·생년월일·주소 순으로 시작해요. 임금대장은 별지 제17호서식이라, 두 서식을 합칠 때는 양쪽 항목을 함께 챙겨야 해요.

다만 조건이 있어요. 겉모양은 바꿔도 법정 기재사항은 전부 들어 있어야 해요. 실무에서 통합 양식을 쓰다가 자주 빠지는 게 ‘이력’, ‘종사하는 업무의 종류’, ‘고용갱신 연월일’ 같은 항목이에요. 급여 계산에 직접 쓰이지 않는 칸이라 양식을 간소화하면서 사라지기 쉬워요.

미작성·누락·보존 위반 과태료는 얼마일까

“근로자 명부 안 쓰면 과태료 500만원”이라는 문장을 자주 보게 되는데, 정확한 설명은 아니에요. 근로기준법 제116조는 500만원 이하라는 법정 상한을 정한 것이고, 실제로 부과되는 금액은 시행령 별표의 개별기준에서 위반 유형과 횟수별로 따로 정해져 있어요.

위 금액은 근로기준법 시행령 별표 7 개별기준이고, 별표는 개정될 수 있어요. 실제 사안은 관할 고용노동청에서 현행 기준을 확인해보세요.

표를 보면 금액이 가장 큰 쪽이 보존의무 위반이에요. 만들지 않은 것보다 “있었는데 기간 안에 없앤 것”을 더 무겁게 보는 구조예요. 퇴직자 자료를 기산일 확인 없이 정리하는 게 왜 위험한지가 여기서 드러나요.

과태료는 위반 사실과 횟수, 사업장 사정에 따라 달라질 수 있으니 구체적인 사안은 관할 고용노동청이나 노무 전문가에게 확인해보는 게 안전해요. 퇴직자가 요청하는 서류를 함께 정리하는 중이라면 재직·경력증명서 발급 쪽도 같이 보면 좋아요.

자주 묻는 질문

Q. 근로자 명부는 몇 년 보관해야 하나요?

A. 3년이에요. 근로기준법 제42조가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있어요. 기산일은 해당 근로자가 해고·퇴직하거나 사망한 날이에요.

Q. 근로자 명부 3년은 작성일부터 계산하나요?

A. 아니에요. 시행령 제22조는 근로자 명부의 기산일을 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날로 정하고 있어요. 재직 중인 직원은 아직 보존기간이 시작되지 않은 상태라고 보면 돼요.

Q. 5인 미만 사업장도 근로자 명부를 작성해야 하나요?

A. 네. 근로자 명부 작성·보존 의무는 사업장 규모만으로 일률적으로 제외되는 규정이 아니에요. 5인 미만이라서 적용이 달라지는 건 연차휴가나 가산수당처럼 적용 범위가 따로 정해진 조항들이에요.

Q. 일용근로자도 근로자 명부를 작성해야 하나요?

A. 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 작성하지 않을 수 있어요. 다만 “일용직이면 전부 예외”는 아니에요. 같은 사람을 30일 이상 계속 사용하고 있다면 예외에 해당하지 않아요.

Q. 근로자 명부에 주민등록번호를 적어야 하나요?

A. 현행 법정 기재사항은 생년월일이에요. 법이 주민등록번호를 근로자 명부의 필수 기재사항으로 요구하고 있지는 않아요. 4대보험 신고처럼 다른 절차에서 필요한 정보는 별도로 구분해 관리하는 게 좋아요.

Q. 근로자 명부를 엑셀로 만들어도 되나요?

A. 네. 시행규칙은 서식을 변경해 사용할 수 있도록 하고 있어서 엑셀이나 자체 양식도 가능해요. 대신 법정 기재사항이 하나도 빠지지 않아야 해요.

Q. 임금대장과 근로자 명부를 하나로 만들어도 되나요?

A. 가능해요. 시행규칙에 근로자 명부를 임금대장과 합쳐 작성할 수 있다는 내용이 있어요. 다만 두 문서는 보존기간 기산점이 달라서(명부는 퇴직일, 임금대장은 마지막 기록일) 통합했더라도 보관 관리는 더 긴 쪽에 맞추는 게 안전해요.

Q. 퇴직한 직원의 근로계약서도 3년 보관하나요?

A. 네. 다만 기산점이 명부와 달라요. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터, 고용·해고·퇴직에 관한 서류는 해고 또는 퇴직한 날부터 3년이에요.

Q. 근로자 명부를 작성하지 않으면 과태료가 얼마인가요?

A. 법률상 상한은 500만원 이하예요. 실제 금액은 시행령 별표에서 위반 유형·횟수별로 나뉘는데, 명부 미작성은 1차 30만원, 2차 50만원, 3차 이상 100만원 기준이에요. 보존의무 위반은 80만원·150만원·300만원으로 더 무거워요.

Q. 3년이 지나면 바로 폐기해도 되나요?

A. 폐기 전에 두 가지를 확인해보세요. 먼저 그 서류의 정확한 기산일이 맞는지(명부는 퇴직일, 임금대장은 마지막 기록일)예요. 그다음으로 세법이나 다른 법령에서 별도의 보존의무를 두고 있는 서류인지도 확인하는 게 안전해요.