🗃️ 근로자 명부 관리대장
① 직원을 넣으면 ② 재직기간·수습 종료일·기간제 2년 만료일·명부 보존기간을 계산하고
③ 빠진 법정 기재사항을 짚어주고 ④ 엑셀로 받아 다음에 그대로 다시 올릴 수 있어요.
🔒 입력값은 서버로 전송·저장되지 않아요. 파일은 판딧님 컴퓨터에만 있습니다.
법정 서식(별지 제25호)에는 주민등록번호 칸이 있으니, 사업장에 두는 원본에는 따로 적어 별도로 보관하세요. 내려받는 엑셀에는 담기지 않습니다 — 이 파일은 메일이나 공유드라이브로 돌아다니기 쉬우니까요.
- ·직원 1명 이상성명과 입사일이 둘 다 비어 있는 줄은 세지 않아요.
- ✓필수 기재사항 빈칸 없음시행령 제20조가 정한 항목이 다 채워졌어요.
- ✓날짜 앞뒤 맞음퇴사일이 입사일보다 빠른 줄이 있으면 알려드려요.
- ✓기간제 2년 초과 없음2년을 넘긴 기간제 근로자가 없어요.
- ✓보존기간 지난 명부 없음보존기간(퇴직일부터 3년)이 지난 명부가 없어요.
- 근로기준법 제41조 — 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 성명·생년월일·이력 등을 적어야 합니다. 다만 사용기간 30일 미만인 일용근로자는 제외됩니다. 적은 사항이 바뀌면 지체 없이 정정해야 해요.
- 같은 법 시행령 제20조 — 명부에 적을 사항을 정하고 있고, 법정 서식은 별지 제25호서식입니다.
- 근로기준법 제42조 · 시행령 제22조 제2항 — 명부는 3년 보존합니다. 🔴 기산일은 작성일이 아니라 "근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날"이에요.
- 기간제법 제4조 — 기간제근로자는 2년을 초과하지 않는 범위에서 사용할 수 있고, 2년을 넘겨 사용하면 기간의 정함이 없는 근로계약을 체결한 근로자로 봅니다. 사업 완료, 결원 대체, 고령자 등 같은 조 제1항 단서의 예외가 있어요.
근로자 명부 관리대장이란?
근로자 명부는 사업주가 법으로 작성해야 하는 장부예요. 근로기준법 제41조가 "사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다"고 정하고 있습니다. 이 도구는 그 명부를 만들고, 사장님이 놓치기 쉬운 날짜 — 수습 종료일, 기간제 2년 만료일, 명부 보존기간 만료일 — 을 대신 세어드려요. 엑셀로 받아두면 다음에 그 파일을 그대로 다시 올려 이어서 쓸 수 있습니다. 입력한 직원 정보는 서버로 전송되거나 저장되지 않아요.
왜 주민등록번호를 안 받나요?
법정 서식(별지 제25호서식)에는 주민등록번호 칸이 있습니다. 그런데 이 도구는 생년월일까지만 받아요. 이유는 만들어진 파일이 어디로 가는지 때문입니다. 명부 파일은 세무사에게 메일로 보내고, 공유드라이브에 올리고, USB에 담겨 돌아다닙니다. 주민등록번호가 담긴 파일을 만들어 드리는 순간 그 뒤에 벌어지는 일에 원인을 제공하는 셈이 돼요. 사업장에 두는 명부 원본에는 서식대로 주민등록번호를 적으시고, 그 원본은 따로 보관하시면 됩니다. 이 도구가 만드는 파일은 일정 관리와 점검용으로 쓰세요.
명부에 꼭 적어야 하는 것
근로기준법 시행령 제20조가 명부 기재사항을 정하고 있고, 법정 서식은 별지 제25호서식입니다. 이 도구는 그중 성명·생년월일·입사일·고용형태·직위·종사업무 여섯 가지를 필수로 두고, 비어 있으면 빨갛게 표시해요. 퇴사일·계약 종료일·기본급·연락처·비고는 선택입니다. 기재사항이 바뀌면 지체 없이 정정해야 한다는 점(제41조 제2항)도 잊기 쉬운 부분이에요 — 주소가 바뀌거나 직위가 오르면 그때그때 고쳐야 합니다.
명부를 언제까지 보관해야 하나요
근로기준법 제42조에 따라 3년입니다. 헷갈리는 건 "언제부터 3년이냐"예요. 시행령 제22조 제2항은 서류마다 기산일을 따로 정하는데, 근로자 명부는 "근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날"이 기산일입니다. 작성한 날도, 마지막으로 고친 날도 아니에요. 임금대장은 "마지막으로 써 넣은 날", 근로계약서는 "근로관계가 끝난 날"로 각각 다르니 함께 보관하시더라도 기산일은 서류별로 봐야 합니다. 이 도구는 퇴사일을 넣으면 보존 만료일을 계산하고, 지난 건 파기해도 된다고 알려드려요.
기간제 직원의 2년은 언제 끝나나요
기간제법 제4조 제1항은 기간제근로자를 2년을 초과하지 않는 범위에서 쓸 수 있다고 정하고, 제2항은 2년을 넘겨 사용하면 기간의 정함이 없는 근로계약을 체결한 근로자로 본다고 정합니다. 계약서에 뭐라고 적었든 법이 그렇게 본다는 뜻이에요. 다만 사업 완료에 필요한 기간을 정한 경우, 휴직·파견 등으로 결원이 생겨 대체하는 경우, 고령자, 전문적 지식·기술을 활용하는 경우 등 제1항 단서의 예외가 있습니다. 이 도구는 고용형태를 기간제로 고르면 만료일을 계산해 90일 전부터 알려드리고, 넘겼으면 빨갛게 표시해요. 예외에 해당하는지는 사안마다 판단이 갈리니 노무사에게 확인하세요.
수습 3개월은 법으로 정해진 건가요
아니에요. 수습 기간을 며칠로 하라는 법 조항은 없습니다. 근로계약서나 취업규칙에서 정하는 관행이고, 3개월이 가장 흔할 뿐이에요. 관련된 법은 따로 있는데, 최저임금법 시행령이 정한 수습 기간 중 최저임금 감액은 1년 이상 근로계약을 맺은 경우 수습 시작일부터 3개월 이내에 한해 10%까지 가능하고, 단순노무업무 종사자는 감액이 안 됩니다. 이 도구는 입사일부터 3개월로 잡아 종료일을 보여드리니, 계약서에 다르게 적혀 있으면 계약서 쪽이 맞습니다.
기간 계산은 어떻게 하나요 — 민법 제160조
"입사일부터 3개월"이 정확히 며칠까지인지는 민법 제160조가 정합니다. 제2항은 최후의 월에서 기산일에 해당한 날의 전일로 만료한다고 하고, 제3항은 최종의 월에 해당일이 없으면 그 월의 말일로 만료한다고 해요. 그래서 1월 1일 입사면 3개월은 3월 31일까지지만, 11월 30일 입사면 2월 30일이 없으므로 2월 28일까지가 됩니다. 하루 차이지만 수습 감액 기간이나 기간제 2년 만료 판단에서는 그 하루가 결과를 바꿀 수 있어요. 이 도구는 이 규칙을 그대로 구현했습니다.
재직 인원과 상시근로자 수는 다릅니다
이 도구가 보여주는 재직 인원은 상시근로자 수가 아니에요. 상시근로자 수는 근로기준법 시행령 제7조의2에 따라 산정기간 동안 사용한 근로자 연인원을 가동일수로 나눠 구합니다. 명부에 몇 명이 올라 있는지만으로는 계산할 수 없어요. 5인·10인·30인 문턱은 연차유급휴가, 연장근로 가산수당, 해고 제한 같은 규정의 적용 여부가 통째로 갈리는 지점이라, 근사값을 보여드리는 것이 오히려 위험합니다. 그래서 이 도구는 일부러 계산하지 않습니다. 판단이 필요하면 노무사나 고용노동부 고객상담센터(☎1350)에 확인하세요.
일용근로자도 명부를 써야 하나요
근로기준법 제41조 제1항 단서는 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대해서는 명부를 작성하지 않을 수 있다고 정합니다. 반대로 말하면 30일 이상 계속 쓰면 작성해야 해요. 하루씩 부르더라도 사실상 계속 이어졌다면 30일을 넘길 수 있으니, 일용으로 분류해두고 잊지 마세요. 이 도구는 고용형태를 일용으로 고르면 이 점을 알려드립니다.
자주 묻는 질문
Q. 명부를 안 쓰면 어떻게 되나요?
A. 근로기준법 제41조는 작성 의무를 정하고 있고, 위반하면 과태료 대상이 됩니다. 근로감독이 나왔을 때 가장 먼저 확인하는 서류 중 하나이기도 해요. 다만 실제 부과 여부와 금액은 사안에 따라 다릅니다.
Q. 엑셀로 관리하고 있는데 그대로 쓸 수 있나요?
A. 네. 첫 줄이 열 이름이면 읽어봅니다. 필수 여섯 열(성명·생년월일·입사일·고용형태·직위·종사업무)을 못 찾으면 어느 열이 없는지 이름을 대고 알려드려요. 직접 넣으신 「사번」, 「팀」 같은 열은 그대로 유지되어 다시 내보낼 때 함께 나갑니다.
Q. 받은 엑셀에 수식이 들어 있나요?
A. 없습니다. 계산이 끝난 값만 담겨요. 대신 그 파일을 다음에 다시 올리면 명단이 그대로 복원됩니다.
Q. 직원 정보가 서버에 저장되나요?
A. 아니요. 모든 계산은 브라우저 안에서 이뤄지고, 서버로 전송하지 않습니다. 파일은 사용자 컴퓨터에만 있어요. 링크에도 입력값을 담지 않습니다.
Q. 사업장이 여러 개인데 한 파일로 관리해도 되나요?
A. 제41조 제1항은 각 사업장별로 작성하라고 정합니다. 파일을 사업장별로 나눠 관리하시는 게 맞아요.
Q. 퇴사한 직원은 지워도 되나요?
A. 퇴직일부터 3년은 보존해야 합니다(제42조, 시행령 제22조 제2항). 이 도구는 보존 만료일을 계산해서, 지난 사람만 "파기하셔도 됩니다"라고 알려드려요. 그 전에는 지우지 마세요.
Q. 연차는 계산해주나요?
A. 이 도구는 안 합니다. 연차는 출근율·회계연도 기준 여부 등 따져야 할 게 많아서 연차수당 계산기를 따로 두었어요. 여기서는 재직기간까지만 보여드립니다.
Q. 최대 몇 명까지 넣을 수 있나요?
A. 100명입니다. 그보다 큰 사업장이면 전용 인사 시스템을 쓰시는 게 맞아요.
Q. 아르바이트생도 명부에 넣어야 하나요?
A. 네. 근로기준법은 근로자를 고용 형태로 나누지 않아요. 다만 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 제41조 제1항 단서에 따라 작성 대상에서 빠집니다. 주 15시간 미만이어도 30일 이상 계속 쓰면 명부에 넣어야 해요.
Q. 직원 정보가 바뀌면 언제 고쳐야 하나요?
A. 근로기준법 제41조 제2항은 "지체 없이 정정"하라고 정합니다. 주소가 바뀌거나 직위가 오르면 그때그때 고치세요. 이 도구는 파일을 다시 올려 고친 뒤 내려받으면 됩니다.