🪪 재직·경력증명서 작성기

재직·경력증명서 작성기란?

회사가 근로자에게 발급하는 재직증명서와 경력증명서를 화면에서 채워 인쇄하거나 Word 파일로 받을 수 있게 만든 도구예요. 입사일을 넣으면 재직기간이 연·월·일과 총 일수로 계산되고, 근로기준법 시행령 제19조가 정한 청구 요건(계속 30일 이상 근무·퇴직 후 3년 이내)을 자동으로 판정해줍니다. 가장 큰 특징은 기재 항목을 골라서 켜고 끌 수 있다는 점이에요. 근로기준법 제39조 제2항이 "근로자가 요구한 사항만" 적도록 정하고 있어서, 모든 칸이 찍혀 있는 일반 양식을 그대로 쓰면 오히려 법을 어기게 되거든요. 입력값은 서버로 전송되지 않고 브라우저 안에서만 처리됩니다.

재직증명서 발급은 회사의 법적 의무인가요

네. 근로기준법 제39조 제1항은 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다고 정하고 있어요. 재직 중인 근로자가 요구하는 경우에도 마찬가지입니다. 이 의무를 어기면 근로기준법 제116조 제2항에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 될 수 있어요. 실무에서는 고용노동부에 진정이 접수되면 보통 시정 기간이 주어지고, 그 안에 발급하면 과태료까지 가지 않는 경우가 많습니다.

🔴 요구하지 않은 항목을 적으면 왜 안 되나요

근로기준법 제39조 제2항이 "제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다"고 못 박고 있기 때문이에요. 사용 기간·업무 종류·지위·임금처럼 제1항에 나열된 항목이라도, 근로자가 요구하지 않았다면 적으면 안 됩니다. 이 조항은 회사가 증명서에 불리한 정보를 끼워 넣어 근로자의 재취업을 방해하는 것을 막으려는 규정이에요. 그래서 퇴직 사유나 징계 이력을 적는 것은 특히 위험하고, 그 결과 재취업이 막히면 취업 방해 금지(근로기준법 제40조) 문제로까지 이어질 수 있습니다. 이 도구가 항목을 켜고 끄는 방식으로 만들어진 이유가 바로 이 조항이에요.

누가, 언제까지 청구할 수 있나요

근로기준법 시행령 제19조는 사용증명서를 청구할 수 있는 사람을 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 정하고, 청구 기한을 퇴직 후 3년 이내로 두고 있어요. 30일을 못 채웠거나 퇴직한 지 3년이 지났다면 회사에 발급 의무가 없습니다. 다만 의무가 없다는 것이지 금지된다는 뜻은 아니어서, 회사가 자율적으로 발급해주는 것은 얼마든지 가능해요. 이 도구는 입사일과 퇴사일을 넣으면 두 요건을 각각 판정하고, 퇴직 후 3년 기한까지 며칠이 남았는지 날짜로 보여줍니다.

재직기간은 어떻게 계산하나요

이 도구는 입사일부터 마지막 근무일까지를 양쪽 날짜를 모두 포함해 셉니다. 2020년 3월 15일에 입사해 2023년 3월 14일까지 근무했다면 정확히 3년이 되고, 총 일수로는 1,096일이에요. 계산은 퇴사일 다음 날에서 입사일을 빼는 방식이라 윤년과 월말 입사·퇴사도 정확히 처리됩니다. 다만 회사가 관리하는 재직기간이나 4대보험 취득·상실일과 하루 정도 차이가 날 수 있어요. 4대보험은 보통 퇴사일 다음 날을 상실일로 잡기 때문이에요. 수습기간이나 휴직기간을 근속에 포함할지는 사안마다 판단이 갈리니, 다툼이 있으면 공인노무사에게 확인하세요.

재직증명서와 경력증명서는 무엇이 다른가요

법에는 두 이름이 따로 없어요. 근로기준법은 이를 통틀어 사용증명서라고 부르고, 무엇을 적을지는 근로자가 요구한 사항이 정합니다. 실무에서는 재직 중인 사람이 "지금 다니고 있음"을 증명할 때 재직증명서, 퇴사한 사람이 "얼마나 어떤 일을 했음"을 증명할 때 경력증명서라고 부를 뿐이에요. 그래서 문서의 마지막 문장이 갈립니다 — 재직증명서는 "위와 같이 재직하고 있음을 증명합니다", 경력증명서는 "위와 같이 근무하였음을 증명합니다"로 끝나요. 이 도구는 위쪽 탭에서 고르면 문장과 제목이 함께 바뀝니다.

주민등록번호를 적어야 하나요

적지 않는 것이 안전해요. 개인정보보호법 제24조의2는 법령에 구체적인 근거가 있는 경우 등을 빼면 주민등록번호를 처리할 수 없도록 정하고 있는데, 사용증명서에 주민등록번호를 적어야 한다는 법령상 근거는 없습니다. 실무에서 관행적으로 뒷자리까지 적는 양식이 돌아다니지만, 증명서는 회사 밖으로 나가는 문서라 유출 위험이 그만큼 커요. 근로자를 특정하는 데는 성명과 생년월일이면 충분하고, 필요하면 사번을 함께 적으면 됩니다. 이 도구에는 주민등록번호 입력칸 자체를 두지 않았어요.

회사가 발급을 거절하면 어떻게 하나요

먼저 요건을 확인하세요. 계속 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년이 지나지 않았다면 회사에 교부 의무가 있습니다. 이때는 요구 사항을 구체적으로 적어 서면이나 메일로 청구해두는 것이 좋아요. 청구한 기록이 남아야 나중에 다툴 때 유리합니다. 그래도 주지 않으면 고용노동부 고객상담센터(☎1350)나 사업장 관할 고용노동청에 진정할 수 있어요. 회사가 폐업해 연락이 닿지 않는 경우에는 국민연금공단·건강보험공단의 가입증명서나 고용보험 피보험자격 이력내역서로 근무 사실과 기간을 대신 증명할 수 있습니다.

직인이 없어도 되나요

법이 직인을 요구하지는 않지만, 실무에서는 직인이 없으면 대부분 반려됩니다. 증명서는 회사가 사실을 확인해 발급하는 문서라, 제출처 입장에서 그 확인의 표시가 직인이기 때문이에요. 그래서 이 도구는 대표자 이름 옆에 "(직인)" 자리를 비워 두고 출력합니다 — 인쇄한 뒤 회사 직인을 찍어야 완성돼요. 요즘은 전자 직인을 넣은 PDF로 메일 발송하는 회사도 많은데, 제출처에 따라 원본을 요구하기도 하니 미리 확인하는 것이 좋습니다. 이 도구가 만들어주는 것은 서식일 뿐, 증명의 효력은 회사의 확인에서 나옵니다.

자주 묻는 질문