직원이 퇴사하고 몇 년이 지나면 서류를 버려도 될까요? 노무 서류 보존기간을 찾아보면 거의 모든 글이 “3년”이라고 답해요. 맞는 말이지만 딱 절반만 맞아요.
근로기준법은 기간만 정해둔 게 아니라, 서류마다 3년을 세기 시작하는 날을 따로 정해놨어요. 그래서 같은 3년인데도 어떤 서류는 이미 폐기해도 되고, 어떤 서류는 아직 3년이 시작조차 안 한 상태예요. 이 글은 그 시작일을 서류별로 갈라서 정리해요.
주요 노무 서류의 법정 보존기간은 3년이지만, 3년의 시작일은 서류마다 달라요. 근로자 명부는 퇴직·해고·사망일, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터예요.
- 근로기준법 제42조에 따라 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요 서류는 3년 보존이에요
- 모든 서류를 작성일부터 3년 보관하는 게 아니에요
- 근로자 명부는 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 3년이에요
- 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년이라, 재직 중이면 아직 시작도 안 했어요
- 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이에요
- 휴가·승급·감급 서류 등은 법령 문구 그대로 “그 서류가 완결한 날”부터예요
- 법률상 보존의무가 있는 개인정보는 퇴직했다는 이유만으로 즉시 전부 파기하면 안 돼요
| 서류 | 보존기간 | 3년을 세는 시작일 | 실무 메모 |
|---|---|---|---|
| 근로자 명부 | 3년 | 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날 | 입사일이 아니라 나간 날이 기준이에요 |
| 근로계약서 | 3년 | 근로관계가 끝난 날 | 재직 중이면 기간이 아직 시작 안 했어요 |
| 임금대장 | 3년 | 마지막으로 써 넣은 날 | 월마다 따로 세는 게 아니에요 |
| 임금의 결정·지급방법·임금계산의 기초에 관한 서류 | 3년 | 그 서류가 완결한 날 | 임금 산정 근거가 되는 기록이에요 |
| 고용·해고·퇴직에 관한 서류 | 3년 | 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 | 입·퇴사 과정에서 남긴 기록이에요 |
| 승급·감급에 관한 서류 | 3년 | 그 서류가 완결한 날 | 임금·직급이 바뀐 기록이에요 |
| 휴가에 관한 서류 | 3년 | 그 서류가 완결한 날 | 연차 관리 기록도 보존 대상이에요 |
| 근로기준법상 근로자대표 서면합의 서류 | 3년 | 서면 합의한 날 | 합의한 날이 바로 시작일이에요 |
| 연소자의 증명에 관한 서류 | 3년 | 18세가 되는 날(그 전에 해고·퇴직·사망하면 그 날) | 나이 기준이 따로 있어요 |
보존 대상과 기산일은 근로기준법 제42조와 같은 법 시행령 제22조에 나와 있어요. 어떤 칸에 들어가는지 애매한 서류라면, 기산일이 늦은 쪽으로 보고 남겨두는 편이 안전해요.
노무 서류 보존기간은 원칙적으로 3년이에요
근로기준법 제42조는 사용자가 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있어요. 그 “대통령령으로 정하는 서류”가 무엇인지, 그리고 3년을 언제부터 세는지를 시행령 제22조가 받아서 규정해요.
그래서 보존기간 질문은 사실 두 개예요. ① 이 서류가 보존 대상 목록에 들어가나, ② 들어간다면 3년을 언제부터 세나. 대부분의 글이 ①만 답하고 끝나는데, 실무에서 사고가 나는 지점은 거의 항상 ②예요.
여기서 말하는 3년은 근로기준법 제42조와 시행령 제22조에 따른 서류 기준이에요. 세무자료·4대보험 자료·퇴직연금 자료·산업안전보건 자료 등은 다른 법률이 별도의 보존기간을 정할 수 있어요. 회사의 모든 서류가 3년이라고 보면 안 돼요.
근로자명부·근로계약서·임금대장은 시작일이 달라요
검색량이 가장 많은 세 가지부터 갈라볼게요. 세 서류 모두 보존기간은 3년으로 같은데, 시작일은 셋 다 달라요.
근로자 명부는 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 3년이에요. 명부는 입사할 때 만들지만, 기간은 그 사람이 회사를 떠난 날부터 흘러가요. 10년 근속한 직원이라면 입사 후 10년 동안은 3년이 시작조차 하지 않은 상태예요.
근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년이에요. 계약서에 찍힌 작성일이 아니라 근로관계 종료일이 기준이라, 재직 중인 직원의 계약서는 언제 썼든 폐기 대상이 아니에요. 계약서에 어떤 항목이 꼭 들어가야 하는지는 근로계약서 필수 기재사항 정리에서 따로 확인해보세요.
임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이에요. 매달 급여를 기재하는 대장이라면 월별로 각각 3년을 세는 게 아니라, 그 대장에 마지막으로 기재한 날이 기준점이 돼요.
🗃️
근로자 명부 관리대장
명부가 아예 없거나 항목이 비어 있다면, 퇴직일까지 같이 챙겨지는 양식으로 지금 정리해보세요
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3년간 보관해야 하는 노무 서류 9종
위 세 가지 외에 나머지도 같은 3년 보존 대상이에요. 빠뜨리기 쉬운 쪽만 짚을게요.
임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류는 급여가 왜 그 금액이 되었는지를 설명해주는 기록이에요. 기본급·수당 산정 근거, 근로시간 기록 같은 것들이 여기에 연결돼요. 기산일은 법령 문구 그대로 “그 서류가 완결한 날”이에요.
고용·해고·퇴직에 관한 서류는 해당 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 3년이에요. 퇴사 과정에서 오가는 문서가 여기 걸리는데, 제출 시기나 처리 기한 자체가 궁금하다면 사직서 제출 시기 정리가 따로 있어요.
승급·감급에 관한 서류와 휴가에 관한 서류도 보존 대상이에요. 연차 신청서나 휴가 관리 기록을 “그때그때 쓰고 버리는 종이”로 취급하는 곳이 많은데, 시행령은 휴가에 관한 서류를 보존 대상으로 명시하고 있어요.
근로자대표와의 서면합의 서류는 서면 합의한 날부터 3년이에요. 다른 서류와 달리 기산일이 딱 떨어져서 계산이 쉬운 편이에요. 탄력근로·선택근로처럼 서면합의가 필요한 제도는 연장근로 주12시간 한도 정리에서 배경을 볼 수 있어요.
연소자의 증명에 관한 서류는 기준이 아예 달라요. 18세가 되는 날부터 3년이고, 그 전에 해고·퇴직·사망했다면 그 날부터 세요.
‘작성일부터 3년’으로 계산하면 틀릴 수 있어요
실무에서 가장 흔한 실수는 파일 겉면의 작성 연도를 보고 3년을 세는 거예요. 아래 세 가지가 대표적인 착각이에요.
| 서류 | 흔한 착각 | 실제 기준 |
|---|---|---|
| 근로계약서 | 계약 작성일부터 3년 | 근로관계가 끝난 날부터 3년 |
| 근로자 명부 | 입사일부터 3년 | 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 3년 |
| 임금대장 | 급여 지급일마다 각각 3년 | 마지막으로 써 넣은 날부터 3년 |
세 경우 모두 “작성일 기준”으로 세면 아직 보존기간 안에 있는 서류를 먼저 버리게 돼요. 반대로 기산일을 늦게 잡아 오래 들고 있는 건 법 위반은 아니지만, 불필요한 개인정보를 계속 쥐고 있게 된다는 문제가 남아요.
날짜로 바꿔보면 더 분명해져요. 2026년 9월 30일에 퇴직한 직원이라면 이렇게 갈려요.
| 서류 | 3년이 시작되는 날 | 보관 기준 | 주의점 |
|---|---|---|---|
| 근로자 명부 | 2026년 9월 30일(퇴직일) | 2029년 9월 말까지 | 입사일과는 상관없어요 |
| 근로계약서 | 2026년 9월 30일(근로관계 종료일) | 2029년 9월 말까지 | 계약서에 찍힌 작성일이 아니에요 |
| 고용·해고·퇴직 서류 | 2026년 9월 30일(퇴직일) | 2029년 9월 말까지 | 퇴직 절차 문서가 여기 들어가요 |
| 임금대장 | 그 대장에 마지막으로 써 넣은 날 | 마지막 기재일 + 3년 | 퇴직일과 다를 수 있어요 |
| 휴가·승급·감급 서류 | 그 서류가 완결한 날 | 완결일 + 3년 | 퇴직일 기준이 아니에요 |
기간이 끝나는 날을 하루 단위로 따지면 민법 제160조 제2항에 따라 기산일에 해당하는 날의 전날이 만료일이 돼요. 다만 하루 차이로 다투기보다는 기산일부터 3년이 되는 달까지는 넉넉히 두는 쪽이 안전해요. (근거: 근로기준법 시행령 제22조 제2항 · 민법 제160조 · 2026년 9월 기준)
휴가·승급·감급·임금계산 기초 서류의 기산일은 법령상 “그 서류가 완결한 날”이에요. 이걸 작성일이나 결재일로 바꿔서 계산하면 기준이 달라질 수 있어요. 판단이 어려우면 늦은 쪽(더 오래 보관하는 쪽)으로 잡고, 관할 고용노동청이나 노무사에게 확인해보세요.
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급여대장 만들기
임금대장이 없거나 기재 항목이 비어 있다면, 명세서와 같은 값으로 대장부터 채워보세요
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퇴직자 개인정보라고 바로 폐기하면 안 되는 이유
“직원이 나갔으니 개인정보는 바로 지워야 하는 것 아닌가요?”라는 질문이 많아요. 개인정보는 수집·이용 목적이 없어지면 원칙적으로 파기하는 게 맞아요. 다만 다른 법령이 보관기간을 정해둔 경우에는 그 법령에 따라 보관해야 해요. 이 원칙은 개인정보 보호법 제21조 제1항 단서에 그대로 적혀 있어요.
근로기준법 제42조가 바로 그 “다른 법령”에 해당해요. 그래서 퇴사 처리를 하면서 인사 파일을 통째로 삭제해버리면, 개인정보를 성실히 지킨 게 아니라 보존의무를 어긴 상태가 될 수 있어요.
순서는 이래요. ① 이 서류가 법정 보존 대상인지 먼저 확인하고 → ② 보존 대상이면 기산일부터 3년은 남기고 → ③ 그 기간이 끝나면 더 이상 보관할 근거가 있는지 보고 파기를 검토해요. 퇴직 직후에 필요한 서류 처리 기한은 이직확인서 처리기간 정리도 함께 보면 정리가 쉬워요.
서류를 보관하지 않으면 과태료가 나올 수 있어요
근로기준법 제116조에 따라 제42조(서류 보존) 위반은 500만원 이하의 과태료 대상이에요. 여기서 표현을 정확히 구분할 필요가 있어요. 벌금이 아니라 과태료예요. 형사처벌이 아니라 행정질서벌이라는 뜻이라, 성격 자체가 달라요.
점검 상황에서 문제가 되는 건 “잘못 보관했다”보다 “아예 없다”인 경우가 많아요. 근로자 명부, 임금대장, 근로계약서처럼 기본이 되는 문서가 비어 있으면 보존기간을 따지기 전에 작성 의무 단계에서 걸려요. 근로기준법은 제41조에서 근로자 명부 작성을, 제48조에서 임금대장 작성을 각각 정하고 있어요.
작성 의무 자체에도 과태료가 붙어요. 근로자 명부를 작성하지 않거나 임금대장을 작성하지 않은 경우도 근로기준법 제116조에 따라 각각 500만원 이하의 과태료 대상이에요. 다만 명부에는 예외가 하나 있어요. 사용 기간이 30일 미만인 일용근로자는 근로기준법 제41조 제1항 단서와 같은 법 시행령 제21조에 따라 근로자 명부를 작성하지 않을 수 있어요. 30일을 넘겨 계속 쓰게 되면 그때부터는 작성 대상이 돼요.
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근로계약서 작성기
계약서가 없는 직원이 남아 있다면, 표준 항목 그대로 지금 채워서 만들어보세요
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노무 서류 폐기 전 체크리스트
폐기는 “3년 지났나”를 보는 게 아니라 순서대로 걸러내는 작업이에요. 아래 순서로 한 번만 통과시키면 실수가 크게 줄어요.
| 순서 | 확인할 것 | 이렇게 나오면 | 다음에 할 일 |
|---|---|---|---|
| 1 | 위 9종 목록에 들어가는 서류인가 | 아니거나 애매함 | 폐기하지 말고 일단 남겨둬요 |
| 2 | 그 서류의 기산일이 이미 왔는가 | 아직 안 옴(재직 중 등) | 보관 계속. 3년이 시작도 안 했어요 |
| 3 | 기산일부터 3년이 지났는가 | 안 지남 | 보관 계속 |
| 4 | 다른 법령이 더 긴 기간을 요구하는가 | 요구함 | 그 법령 기간까지 보관 |
| 5 | 1~4를 모두 통과했는가 | 통과 | 더 보관할 근거가 없는지 보고 파기 검토 |
예시 순서이며 회사 상황과 서류 종류에 맞춰 조정해서 쓰세요.
- 명부·계약서·임금대장·임금계산 기초·고용퇴직·승급감급·휴가·서면합의·연소자 9종에 해당하는지 확인했나요
- 작성일이 아니라 법정 기산일로 계산했나요
- 재직 중인 직원 서류를 기간 경과로 착각해 섞지 않았나요
- 세무·4대보험·퇴직급여·산업안전 등 다른 법령 보존기간을 확인했나요
- 보존기간이 끝난 개인정보를 근거 없이 계속 보관하고 있지는 않나요
- 판단이 애매한 서류는 남겨두고 별도로 문의했나요
자주 묻는 질문
Q. 근로계약서는 몇 년 보관해야 하나요?
A. 근로관계가 끝난 날부터 3년이에요. 계약서를 쓴 날이 기준이 아니에요. 그래서 오래 근속한 직원일수록 계약서는 훨씬 더 긴 기간 보관하게 돼요.
Q. 재직 중인 직원 계약서도 3년 지나면 버려도 되나요?
A. 안 돼요. 기산일이 근로관계 종료일이라, 재직 중이면 3년이 아직 시작조차 하지 않은 상태예요. 계약서를 작성한 지 5년이 지났더라도 그대로 보관해야 해요.
Q. 근로자 명부는 언제부터 3년인가요?
A. 근로자가 해고·퇴직 또는 사망한 날부터 3년이에요. 입사일이나 명부를 만든 날이 아니라 그 사람이 회사를 떠난 날이 시작점이에요.
Q. 임금대장과 급여대장은 몇 년 보관하나요?
A. 법령상 명칭은 임금대장이고, 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이에요. 회사에서 부르는 이름이 급여대장이어도 같은 문서라면 같은 기준으로 보면 돼요. 월별로 따로 세지 않는다는 점이 핵심이에요.
Q. 연차휴가 관련 서류도 보관해야 하나요?
A. 네. 근로기준법 시행령 제22조는 휴가에 관한 서류를 보존 대상으로 두고 있어요. 기산일은 다른 몇몇 서류와 마찬가지로 법령 문구 그대로 “그 서류가 완결한 날”이에요.
Q. 퇴직한 직원 개인정보는 바로 삭제해야 하나요?
A. 목적이 사라진 개인정보는 파기가 원칙이지만, 다른 법령이 보관기간을 정해둔 경우에는 그 기간 동안 보관해야 해요. 근로기준법상 보존 대상 서류라면 법정기간을 먼저 확인하는 게 순서예요.
Q. 임금명세서도 무조건 3년 보관해야 하나요?
A. 임금대장과 임금명세서는 의무의 성격이 달라요. 시행령 제22조의 보존 대상 목록에 적힌 건 임금대장이고, 임금명세서는 별도 명칭으로 열거돼 있지 않아요. 대신 임금명세서는 근로기준법 제48조 제2항에 따라 임금을 줄 때마다 근로자에게 교부해야 하는 문서이고, 교부하지 않거나 사실과 다르게 적어 주면 500만원 이하의 과태료 대상이에요. 즉 하나는 회사가 남기는 기록, 다른 하나는 근로자에게 건네는 문서라서 어느 한쪽으로 갈음된다고 보기는 어려워요.
Q. 노무 서류를 보관하지 않으면 벌금이 나오나요?
A. 벌금이 아니라 과태료예요. 근로기준법 제116조에 따라 제42조 위반은 500만원 이하의 과태료 대상이에요. 형사처벌인 벌금과는 성격이 다르니 표현을 구분해서 쓰는 게 좋아요.
Q. 회사 서류를 전부 3년만 보관하면 되나요?
A. 아니에요. 이 글의 3년은 근로기준법 제42조 대상 서류 기준이에요. 세무자료·4대보험·퇴직급여·산업안전 관련 기록은 각각 다른 법령이 별도의 기간을 정할 수 있어서 따로 확인해야 해요.
Q. 종이 원본 대신 스캔본만 남겨도 되나요?
A. 근거가 되는 조문은 있어요. 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제2항은 종이문서를 변환한 전자화문서가 법에서 정한 요건을 모두 갖춘 경우 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령이 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다고 정하고 있어요. 다만 원본과 내용·형태가 같아야 하는 등 요건이 있고, 개별 서류에 그대로 적용되는지는 사안마다 달라요. 원본을 없애기 전에 관할 고용노동청이나 노무사에게 먼저 확인해보시는 걸 권해요.
기준일 · 2026년 9월 20일. 법령은 개정될 수 있으니 폐기 전에 국가법령정보센터에서 제42조와 시행령 제22조를 다시 확인해보세요.