급여대장 작성법과 보존 의무, 필수 10항목·3년

급여대장 작성법을 찾는 사업주가 가장 먼저 부딪히는 질문은 “직원이 몇 명 안 되는데 이것까지 써야 하나”예요. 법에서는 급여대장을 임금대장이라고 부르고, 상시 4명 이하 사업장에도 작성 의무가 있어요.

이 글은 법이 정한 기재사항 10가지를 칸별로 어떻게 채우는지, 3년 보존기간을 언제부터 세는지, 급여명세서와 무엇이 다른지를 정리했어요. 끝까지 읽으면 빠진 칸 없이 대장을 만들 수 있어요.

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급여대장 작성 의무와 적용 대상

근로기준법 제48조 제1항은 사용자가 각 사업장별로 임금대장을 작성하고, 임금을 지급할 때마다 법정 사항을 적도록 정하고 있어요. 실무에서 부르는 급여대장과 법의 임금대장은 같은 서류예요.

핵심은 “한 번 만들어 두는 서류”가 아니라는 점이에요. 월급날이 올 때마다 그달 지급 내역을 새로 적어야 해요. 사업장이 두 곳 이상이면 사업장마다 따로 작성해요.

5인 미만 사업장도 작성해야 하나요?

네, 작성해야 해요. 상시 4명 이하 사업장에도 임금대장 작성 의무가 적용돼요.

다만 시행령 제27조 제3항에 따라 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수, 이 두 칸은 적지 않아도 돼요. 나머지 8가지는 그대로 적어야 해요. 같은 두 칸은 근로기준법 제63조가 적용되는 근로자(농림·축산·수산업, 승인받은 감시·단속적 근로, 관리·감독·기밀 업무)도 생략할 수 있어요.

급여대장 필수 기재사항 10가지

근로기준법 시행령 제27조 제1항이 정한 기본 기재사항은 아래 10가지예요. 근로자 유형에 따라 일부 칸은 생략할 수 있으니 오른쪽 열을 함께 보세요.

근로자 기본정보와 임금 계산 기초

1~4번은 직원이 누구인지, 언제부터 무슨 일을 하는지 적는 칸이에요. 2번은 주민등록번호가 아니어도 돼요. 법은 “생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보”라고만 정하고 있어요.

5번 계산 기초는 임금이 어떻게 나왔는지 거꾸로 따라갈 수 있게 적는 칸이에요. 시급제인지 월급제인지, 가족수당이 있다면 무엇을 기준으로 주는지를 적어두면 돼요.

근로일수와 근로시간

6~8번은 출퇴근 기록을 옮겨 적는 칸이에요. 8번은 연장·야간·휴일을 합쳐 한 숫자로 적지 말고 종류별로 나눠 적는 게 좋아요. 수당 계산 기준이 서로 달라서, 나눠 두어야 나중에 금액을 확인할 수 있어요.

시간 수를 적었다면 그에 맞는 수당이 제대로 붙었는지도 함께 보세요. 계산 방식은 연장·야간·휴일근로수당 계산법에 정리돼 있어요.

기본급·수당 및 공제내역

9번은 합계 한 줄이 아니라 임금 항목별 금액을 적어야 해요. 기본급, 각종 수당을 나눠서 적어요.

10번은 세금·보험료처럼 법령 등에 근거해 뗀 금액이 있을 때 그 금액을 적는 칸이에요. 지급액과 공제액이 한눈에 구분돼야 대장 역할을 해요.

급여대장 작성법과 작성 예시

급여대장은 칸이 많아 보여도 실제로 매달 새로 채우는 칸은 절반 정도예요. 인적 정보는 처음 한 번, 근로일수·시간·금액은 임금을 줄 때마다 채워요.

작성 전 준비할 자료

세 가지를 먼저 모아두면 빨라요. 성명·생년월일·입사일·업무가 담긴 직원 인적 정보, 임금 조건이 적힌 근로계약서, 그리고 출퇴근 기록이에요.

인적 정보는 근로자 명부와 겹치는 칸이 많아요. 명부를 먼저 정리해두면 대장의 1~4번 칸을 그대로 옮기면 돼요.

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직원별 임금내역 작성 순서

아래 순서대로 채우면 빠지는 칸이 없어요. 첫 월급날 전에 1~2단계를 끝내두고, 이후에는 월급날마다 3~5단계를 반복하면 돼요.

위 순서는 예시예요. 실제 급여 지급 주기와 사업장 상황에 맞춰 조정하세요.

급여대장 작성 시 자주 하는 실수

가장 흔한 건 수당을 모두 합쳐 “수당 ○○원” 한 줄로 적는 거예요. 법은 항목별 금액을 요구해서 이러면 9번 칸이 채워지지 않은 셈이 돼요.

상시 5명 이상인데 4명 이하 예외를 적용해 시간 칸을 비워두는 것도 조심하세요. 시간 두 칸을 생략할 수 있는 건 상시 4명 이하 사업장의 근로자와, 근로기준법 제63조가 적용되는 근로자(농림·축산·수산업 종사자, 승인받은 감시·단속적 근로자, 관리·감독·기밀 업무 종사자)뿐이에요. 월말이나 연말에 한꺼번에 몰아 쓰는 것도 “지급할 때마다”라는 기준과 맞지 않아요.

급여대장 보존기간 3년과 기산일

근로기준법 제42조는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있고, 시행령 제22조 제1항이 그 서류 목록에 임금대장을 넣고 있어요. 보존기간을 언제부터 세는지는 시행령 제22조 제2항이 따로 정해요.

마지막 기재일이 중요한 이유

임금대장의 3년은 마지막으로 써 넣은 날부터 세요. 대장을 처음 만든 날도, 직원이 퇴사한 날도 기준이 아니에요.

그래서 대장을 계속 쓰는 동안에는 보존기간이 시작되지도 않아요. 마지막 기재가 끝난 뒤부터 3년을 세면 돼요.

퇴사자 급여대장 보존 방법

“퇴사일부터 3년”으로 알고 있으면 기간이 짧아질 수 있어요. 퇴사 뒤에 마지막 임금을 지급해 대장에 적었다면, 기산일은 퇴사일보다 뒤인 그 기재일이에요.

퇴사자 기록 옆에 마지막 기재일을 적어두면 보존이 끝나는 날을 헷갈리지 않아요. 같은 3년이라도 세기 시작하는 날은 서류마다 달라요. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날, 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 세요(근로기준법 시행령 제22조 제2항). 다른 노무 서류까지 한 번에 보려면 노무 서류별 보존기간과 기산일과 근로자 명부 작성·보존 의무를 확인해보세요.

급여대장과 급여명세서의 차이

두 서류는 이름이 비슷하고 같은 숫자를 담지만, 법적 의무가 따로 있어요. 급여대장은 사용자가 작성해 보존하는 서류이고, 급여명세서는 임금을 줄 때 근로자에게 건네는 서류예요.

작성과 교부 의무 비교

급여명세서 기재사항은 따로 정해져 있어요

명세서에 들어갈 항목은 시행령 제27조의2가 따로 정하고 있어요. 대장을 출력해 건네는 방식으로 충분한지는 그 조문 기준에 맞는지 따로 확인해야 해요. 교부 기준은 임금명세서 교부 의무에서 자세히 볼 수 있어요. 명세서는 종이로만 줘야 하는 건 아니에요. 근로기준법 제48조 제2항이 교부 방식을 서면(전자문서 포함)으로 정하고 있어서 전자문서로 건네도 돼요.

대장에 적은 값을 그대로 명세서로 옮기면 두 서류의 숫자가 어긋날 일이 줄어요.

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급여대장 미작성 및 미보존 과태료

근로기준법 제116조 제2항은 제42조와 제48조 위반 등에 대해 500만원 이하의 과태료를 정하고 있어요. 500만원은 상한이고, 실제 금액은 위반 유형과 부과기준에 따라 달라요.

작성 의무 위반

임금대장을 아예 작성하지 않거나 지급할 때마다 기재하지 않으면 제48조 제1항 위반이 될 수 있어요. 같은 조 제2항의 명세서 교부 의무도 과태료 대상 조항에 함께 걸려 있어요. 명세서를 주지 않은 경우의 과태료는 근로자 1명을 기준으로 부과된다는 게 고용노동부 해석이에요(2022년 4월 20일 회시). 여러 직원에게 주지 않았다면 인원만큼 따져볼 수 있다는 뜻이에요.

보존 의무 위반

작성해 두었더라도 3년이 지나기 전에 폐기하면 제42조의 보존 의무 위반이 될 수 있어요. 구체적인 사안에서 부과 여부와 금액이 궁금하면 관할 고용노동부 지방관서나 노무 전문가에게 확인해보세요.

급여대장 작성 전 최종 체크리스트

필수 항목 확인

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자주 묻는 질문

Q. 급여대장은 반드시 작성해야 하나요?

A. 네. 근로기준법 제48조 제1항에 따라 사용자는 사업장별로 임금대장을 작성해야 해요. 직원이 한 명뿐이어도 임금을 줄 때마다 기재하는 게 원칙이에요.

Q. 급여대장 보존기간은 몇 년인가요?

A. 3년이에요. 다만 세기 시작하는 날이 작성일이나 퇴사일이 아니라 대장에 마지막으로 써 넣은 날이라는 점을 꼭 기억하세요.

Q. 5인 미만 사업장도 급여대장을 작성해야 하나요?

A. 작성해야 해요. 상시 4명 이하 사업장이 빼도 되는 건 근로시간 수와 연장·야간·휴일근로 시간 수 두 칸뿐이에요. 성명, 입사일, 항목별 금액 같은 나머지는 그대로 적어요.

Q. 급여대장에 반드시 들어가야 할 항목은 무엇인가요?

A. 크게 네 묶음이에요. 직원 인적 정보와 업무, 임금 계산 기초, 근로일수와 시간, 항목별 임금과 공제액이에요. 시행령 제27조 제1항이 이를 10가지로 나눠 정하고 있어요.

Q. 급여대장과 급여명세서는 같은 서류인가요?

A. 아니에요. 대장은 사용자가 작성해 보존하는 기록이고, 명세서는 임금을 줄 때 근로자에게 건네는 서류예요. 근거 조항도 따로라서 둘 다 챙겨야 해요.

Q. 급여대장을 엑셀로 작성해도 되나요?

A. 중요한 건 법정 기재사항을 빠짐없이 담고 3년간 보존하는 거예요. 종이 없이 파일로만 보관할 때 따로 갖출 요건이 있는지는 고용노동부에 확인해두는 게 안전해요. 인포팁 급여대장 무료 작성기도 계산이 끝난 값을 엑셀 파일로 받을 수 있어요.

Q. 급여대장을 작성하지 않으면 과태료가 나오나요?

A. 과태료 대상이 될 수 있어요. 근로기준법 제116조 제2항의 상한은 500만원 이하이고, 실제 금액은 위반 유형과 부과기준에 따라 정해져요. 모든 위반에 500만원이 나오는 건 아니에요.

Q. 퇴사한 직원의 급여대장은 언제까지 보관하나요?

A. 퇴사일이 아니라 대장에 마지막으로 써 넣은 날부터 3년이에요. 퇴사 뒤에 마지막 임금을 지급해 기재했다면 그 날짜부터 세요.

Q. 일용직도 급여대장을 작성해야 하나요?

A. 작성해야 해요. 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 근로자 특정 정보와 임금·가족수당 계산 기초를 적지 않아도 돼요. 근로일수나 항목별 금액 같은 다른 칸은 그대로 적어야 해요.

Q. 급여대장을 직원에게 줘야 하나요?

A. 법이 근로자에게 교부하라고 정한 건 임금명세서예요. 임금대장은 사용자가 작성하고 보존하는 서류라서, 직원에게는 명세서를 빠짐없이 주는 게 먼저예요.