사실확인서 양식과 쓰는 법, 기본 7항목·작성 예시

사실확인서 양식을 찾고 있다면 지금 한 장을 써서 내야 하는 상황일 거예요. 회사·보험사·관공서에 사실관계를 설명하거나, 분쟁에서 내가 본 일을 문서로 남겨야 할 때죠.

이 글은 빈 양식과 완성 예시를 먼저 보여드리고, 칸마다 무엇을 어떻게 쓰는지 정리했어요. 서명·도장·신분증 사본이 꼭 필요한지, 법원의 증인진술서와 무엇이 다른지도 함께 짚었어요.

위 7항목은 법률이 정한 필수항목이 아니에요. 인포팁이 여러 제출처에 두루 쓸 수 있게 묶은 작성 체크리스트예요.

사실확인서 양식, 바로 작성하려면 이 7항목부터

바로 아래 파일을 받거나, 빈 양식을 한글이나 워드에 그대로 옮겨 쓰면 돼요. 괄호로 표시한 칸은 제출처가 요구할 때만 채워요.

파일로 받기 — 워드·PDF

이 양식은 A4 기준이고, 아래 칸과 문구가 그대로 들어 있어요. 워드 파일은 한글(HWP) 프로그램에서도 열려요.

사실확인서

A4 1쪽 · 기본 칸 + 확인한 사실(시간 순서) · 확인 문구 · 서명

작성 예시 — 누수를 확인한 건물 관리인

이해를 돕기 위해 만든 가상의 예시예요. 이름·날짜·장소는 실제와 관계없어요.

④번처럼 다른 사람이 한 말을 적을 때는 해석하지 말고 들은 말 그대로 적어요. “301호가 잘못을 인정함”이라고 쓰면 작성자의 판단이 섞여요.

출력해서 손으로 쓰고 서명했다면, 이메일이나 온라인으로 낼 때 종이를 사진으로 찍어 PDF로 묶어 보내면 돼요. 여러 장이어도 쪽 순서가 섞이지 않아요.

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사진 → PDF 만들기
서명한 사실확인서 사진을 A4 PDF 한 개로 — 인쇄했을 때 선명할지도 미리 보여줘요

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사실확인서 쓰는 법, 항목별 작성 예시

칸은 몇 개 안 되지만 막히는 곳은 늘 비슷해요. 아래 표를 옆에 두고 하나씩 채워보세요.

작성자 칸에는 이름만 쓰지 말고 사건과의 관계를 한 줄 붙여요. “관리인”, “같은 팀 동료”처럼 적어두면 이 사람이 왜 그 장면을 봤는지 읽는 쪽이 바로 이해해요.

작성 목적은 어디에 낼 문서인지 적는 칸이에요. 목적이 적혀 있으면 작성자 입장에서도 무엇을 확인해 준 것인지 범위가 분명해져요.

사실관계는 이렇게 써야 읽기 쉬워요

핵심은 시간 순서와 직접 확인한 것 두 가지예요. 민사소송규칙 제4조는 법원에 내는 소송서류를 간결한 문장으로 분명하게 쓰도록 정하고 있어요. 법원에 내지 않는 사실확인서에도 그대로 통하는 원칙이에요.

한 사실에 번호 하나씩 붙여 ① ② ③으로 나눠 쓰면 읽기 편해요. 긴 문장 하나에 여러 장면을 몰아넣으면 무엇을 직접 봤는지 흐려져요.

다른 사람에게서 전해 들은 이야기는 직접 본 사실과 섞지 마세요. 꼭 넣어야 한다면 누구에게 언제 들었는지 밝혀 따로 구분해요.

사진·문자처럼 함께 내는 자료가 있으면 “첨부 1″처럼 번호를 붙이고, 본문에서도 그 번호를 가리켜요. 본문과 첨부자료의 날짜·시간이 서로 맞는지도 꼭 대조해보세요.

회사·보험사·관공서에 낼 때 먼저 확인할 것

같은 사실확인서라도 받는 곳마다 원하는 형식이 다를 수 있어요. 아래 표는 제출 전에 무엇부터 확인할지 정리한 것이에요.

표는 예시예요. 실제 제출처 안내에 맞춰 조정하세요.

온라인으로 내는데 스캔한 PDF가 커서 올라가지 않으면, 내용은 그대로 두고 용량만 줄여 다시 올려보세요.

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PDF 용량 줄이기
스캔한 사실확인서 PDF를 제출 용량 안으로 줄여보세요

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다툼을 서로 합의로 마무리하는 단계라면 사실확인서보다 합의서 양식과 작성법이 맞을 수 있어요. 상대에게 사실을 알리고 그 기록을 남기는 게 목적이라면 내용증명 보내는 법도 함께 살펴보세요.

서명·도장·신분증 사본은 꼭 필요한가요

서명이나 날인은 해 두는 게 좋아요. 민사소송법 제357조는 사문서가 진정한 것임을 증명하도록 정하고, 제358조는 본인이나 대리인의 서명·날인·무인이 있으면 진정한 것으로 추정한다고 정하고 있어요(2026년 10월 기준 현행 법령, 개정될 수 있어요).

여기서 “진정하다”는 건 작성자 본인이 그 뜻으로 만든 문서라는 뜻이에요. 적힌 내용이 사실이라는 것까지 정해 주는 건 아니에요. 문서가 진짜인지(진정성립)와 내용을 믿을 수 있는지는 따로 따져요.

인감도장과 인감증명서

모든 사실확인서에 인감도장을 찍고 인감증명서를 붙여야 한다는 건 일반 규칙으로 보기 어려워요. 제출처나 절차가 따로 요구했을 때 준비하면 돼요.

신분증 사본

제출처에 따라 신분증 사본을 함께 요구하는 경우가 있어요. 다만 모든 사실확인서의 공통 요건은 아니에요. 낼 때는 사본에서 어느 부분을 가려도 되는지도 제출처에 같이 물어보세요.

공증

공증사무소에서 하는 사서증서 인증은 공증인 앞에서 서명·날인하거나, 서명·날인이 본인 것임을 확인받은 뒤 그 사실을 증서에 적는 방식이에요(공증인법 제57조제1항). 적힌 내용이 진실하다고 공증인 앞에서 선서하는 선서인증은 따로 있고(공증인법 제57조의2), 거짓인 줄 알면서 선서하면 300만원 이하 과태료 대상이에요(같은 법 제90조제1항).

공증이 필요한지는 제출 목적에 따라 달라요. 제출처가 공증을 요구하지 않았다면 먼저 필요 여부부터 확인하세요.

법원 제출용 사실확인서는 무엇이 다른가요

받아 둔 사실확인서를 문서로 내는 것과, 법원에 증인을 신청하는 절차는 서로 달라요. 대한민국 법원 나홀로 소송 안내에도 증인신청과 증인진술서 제출 절차가 따로 나와 있어요.

증인진술서는 민사소송규칙 제79조에 작성 방법이 정해져 있어요. 증언할 내용을 시간 순서대로 적고 증인이 서명날인해야 해요. 그래서 일반 사실확인서와 같은 문서라고 보면 안 돼요.

증인진술서는 법원이 효율적인 증인신문을 위해 필요하다고 인정할 때 증인을 신청한 당사자에게 내게 하는 문서예요(민사소송규칙 제79조 제1항). 제출명령을 받으면 법원이 정한 기한까지 원본과 함께 상대방 수에 2를 더한 만큼(합의부는 3을 더한 만큼)의 사본을 내야 해요(같은 조 제3항).

법원이 상당하다고 인정하면 증인이 출석해 증언하는 대신 증언할 사항을 적은 서면을 내게 할 수도 있어요(민사소송법 제310조). 이것도 법원이 정하는 절차라, 미리 써 둔 사실확인서와는 출발점이 달라요.

법원에 냈다고 그 내용이 곧바로 사실로 인정되는 건 아니에요. 내용·작성 경위·다른 증거 등을 함께 놓고 판단될 수 있어요.

거짓을 적으면 곧바로 위증죄가 되는지는 아래 자주 묻는 질문에 정리했어요. 진행 중인 사건이라면 법원 안내를 확인하거나 변호사·법무사와 상담해보세요.

사실확인서와 진술서·증인진술서·경위서 차이

이름이 비슷해 섞어 쓰기 쉬운 문서들이에요. 내 상황에 맞는 문서가 무엇인지 먼저 골라보세요.

회사에 내 실수나 사고를 설명해야 하는 상황이라면 사실확인서보다 경위서가 맞을 수 있어요. 경위서 작성 방법과 상황별 예시를 참고하세요.

앞으로 무엇을 하겠다고 약속하는 내용이 들어간다면 확인서보다 각서에 가까워요. 이 경우는 각서 양식과 법적 효력을 먼저 보세요.

사실확인서 제출 전 체크리스트

다 썼다면 내기 전에 아래 여섯 가지만 다시 확인해요. 보완 요청은 대개 이런 작은 빈칸에서 생겨요.

사실확인서와 첨부자료가 각각 PDF 파일이라면, 제출처가 파일 하나로 내라고 할 때 한 파일로 묶어 보내요. 사실확인서를 맨 앞에, 첨부자료는 번호 순서대로 두면 읽는 쪽이 헷갈리지 않아요.

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PDF 합치기
사실확인서와 첨부 PDF를 한 파일로 묶고 쪽 순서를 정리해보세요

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낸 문서는 사본을 따로 보관해두세요. 나중에 보완 요청이 오면 무엇을 냈는지 바로 확인할 수 있어요.

자주 묻는 질문

Q. 사실확인서에 정해진 양식이 있나요?

A. 이 글의 양식은 여러 용도에 쓰는 범용 예시예요. 제출처가 서식을 따로 안내했다면 그 서식이 우선이에요. 어느 쪽인지 모르겠으면 내기 전에 받는 곳에 먼저 물어보세요.

Q. 사실확인서는 손으로 써야 하나요?

A. 자필을 요구하는지는 제출처마다 다를 수 있어요. 안내에 자필이라는 말이 있는지 확인하고, 없으면 담당자에게 물어보는 게 가장 확실해요.

Q. 컴퓨터로 작성하고 서명만 직접 해도 되나요?

A. 제출처 요구사항을 먼저 확인하세요. 컴퓨터로 쓴 경우에도 출력한 뒤 작성일을 적고 서명을 남겨두면 누가 쓴 문서인지 분명해져요.

Q. 사실확인서에 도장을 꼭 찍어야 하나요?

A. 모든 경우에 인감도장이 필수인 건 아니에요. 민사소송법 제358조는 서명·날인·무인 중 하나가 있으면 진정한 문서로 추정한다고 정하고 있어요. 다만 특정 절차가 도장을 따로 요구하면 그 요건을 따라요.

Q. 사실확인서에 신분증 사본을 붙여야 하나요?

A. 제출처에 따라 요구하는 곳이 있지만, 모든 사실확인서의 공통 요건은 아니에요. 제출처 안내에 신분증 사본이 있는지 확인하고 요구할 때 붙이세요.

Q. 사실확인서에 주민등록번호를 전부 적어야 하나요?

A. 제출처가 요구하는 범위만 적는 게 좋아요. 개인정보 보호법 제24조의2는 법령이 구체적으로 요구하거나 허용하는 경우 등이 아니면 개인정보처리자가 주민등록번호를 처리할 수 없도록 정하고 있어요. 요구가 없다면 생년월일이나 연락처로 충분한지 받는 곳에 먼저 확인하세요.

Q. 사실확인서는 공증을 받아야 하나요?

A. 모든 사실확인서에 공증이 필요한 건 아니에요. 흔히 받는 사서증서 인증은 서명·날인이 본인 것임을 확인하는 절차라, 내용이 사실이라는 보증과는 달라요. 제출처가 공증을 요구했는지부터 확인하세요.

Q. 법원에 내면 사실확인서 내용이 사실로 인정되나요?

A. 문서를 낸 것과 그 내용이 사실로 인정되는 건 별개예요. 서명이 있으면 작성자가 쓴 문서라는 점이 추정되지만, 내용은 작성 경위·다른 증거와 함께 판단될 수 있어요.

Q. 사실확인서와 증인진술서는 같은 문서인가요?

A. 같은 문서로 보면 안 돼요. 증인진술서는 민사소송 증인신청 절차 안에서 내는 문서이고, 민사소송규칙 제79조에 시간 순서대로 적고 서명날인하도록 작성 방법이 정해져 있어요.

Q. 사실확인서에 거짓을 쓰면 바로 위증죄인가요?

A. 바로 위증죄라고 하긴 어려워요. 형법 제152조 위증죄는 법률에 의하여 선서한 증인의 거짓 진술이 대상이에요. 다만 다른 법적 책임은 사안에 따라 따로 문제될 수 있으니, 사실이 아닌 내용은 쓰지 않는 게 원칙이에요.