견적서 양식·작성법, 필수 항목 8가지와 부가세 표기까지

견적서 양식을 검색하면 엑셀 파일은 잔뜩 나오는데, 정작 그 칸을 뭐라고 채워야 하는지는 아무도 알려주지 않아요. 다행히 견적서는 법으로 정해진 서식이 없어서 형태는 자유롭게 만들어도 돼요. 대신 빠지면 나중에 말이 나오는 항목은 정해져 있어요.

견적서 작성법은 결국 이 8가지를 어떻게 채우느냐예요. 칸별 기재 예시부터 가장 많이 틀리는 부가세 표기, 유효기간·특기사항 문구까지 아래에 정리했어요.

견적서 필수 항목 8가지, 이건 꼭 들어가야 해요

8개가 많아 보이지만 묶으면 네 덩어리예요. 누가 누구에게(①②), 언제 만든 문서인지(③), 무엇을 얼마에(④⑤⑥⑦), 언제까지 유효한지와 누가 책임지는지(⑧)예요. 이 네 가지 중 하나라도 비면 나중에 확인할 방법이 없어져요.

실무에서 가장 자주 빠지는 건 ③ 견적번호와 ⑧ 유효기간이에요. 견적번호가 없으면 같은 거래처에 세 번 수정 견적을 보냈을 때 어느 게 최종본인지 서로 다르게 기억하게 돼요. 유효기간이 없으면 반년 뒤에 그 견적을 들고 와서 같은 금액을 요구받아도 반박할 근거가 약해져요.

④ 품목 칸도 생각보다 중요해요. “로고 디자인”이라고만 쓰면 수정 횟수, 파일 형식, 저작권 이전 범위가 전부 회색지대로 남아요. 규격 칸에 포함 범위를 한 줄 적어두면 추가 요구가 들어왔을 때 근거가 생겨요.

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견적서 작성기
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견적서 작성법, 항목별 기재 예시로 보기

공급자 정보는 사업자등록번호 10자리를 꼭 넣어주세요. 상대 회사가 거래처 등록을 하려면 이 번호가 필요해서, 없으면 담당자가 다시 연락하게 돼요. 번호가 정확한지는 국세청 홈택스의 사업자등록 상태조회에서 서로 확인할 수 있어요.

수신자는 회사명만 적지 말고 부서와 담당자 직함까지 쓰는 게 좋아요. “○○산업 귀중”보다 “○○산업 구매팀 ○○○ 과장 귀중”이 결재 라인에서 훨씬 빨리 움직여요.

견적번호는 규칙만 정하면 돼요. 날짜 기반으로 Q-20260724-01처럼 쓰면 검색도 쉽고 수정본 관리도 편해요. 수정 견적을 보낼 때는 뒤 번호만 02, 03으로 올리고 특기사항에 “본 견적은 Q-20260724-01을 대체합니다”라고 적어두세요.

수량에는 단위를 반드시 붙여요. “1”만 적힌 칸은 1개인지 1식인지 1개월인지 알 수 없어요. 용역이라면 “1식”보다 “1식(작업일 15일 기준)”처럼 기준을 함께 적는 편이 안전해요.

부가세, 별도로 쓸까 포함으로 쓸까

가장 많이 다투는 지점이에요. 결론부터 말하면 B2B 거래는 대부분 “부가세 별도”로 쓰고, 일반 소비자에게 최종 가격을 제시할 때는 “부가세 포함”으로 쓰는 편이에요. 중요한 건 어느 쪽이든 한 줄로 명시하는 거예요.

우리나라 부가가치세율은 10% 단일이에요. 공급가액에 10%를 더한 금액이 상대가 실제로 내는 합계금액이에요. 반대로 부가세가 포함된 총액에서 부가세만 빼려면 총액을 11로 나누면 돼요. 110만원이면 부가세는 10만원이에요. 자세한 신고 구조는 국세청 부가가치세 기본정보 안내에서 확인할 수 있어요.

사업자등록이 없는 프리랜서는 조금 달라요. 물적 시설 없이 혼자 독립된 자격으로 제공하는 인적용역은 부가가치세법상 면세로 보는 게 일반적이에요. 그래서 견적서에 부가세를 붙이지 않아요. 대신 대금을 받을 때 사업소득 3.3%(소득세 3% + 지방소득세 0.3%)가 원천징수돼요. 특기사항에 “본 견적은 사업소득 원천징수(3.3%) 전 금액입니다”라고 한 줄 넣어두면 정산 단계에서 실랑이가 줄어요.

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유효기간과 특기사항, 이 문구는 꼭 넣으세요

견적서 유효기간에 법으로 정해진 일수는 없어요. 실무에서는 자재 단가 변동이 큰 업종은 7일, 용역은 14~30일 정도로 잡아요. 기간을 적어두면 그 기간이 지난 뒤에는 다시 협의하자고 말할 근거가 생겨요.

특기사항은 빈칸으로 두기 쉬운데, 여기가 분쟁을 막는 자리예요. 아래 문구는 그대로 복사해서 쓰고 숫자만 바꾸면 돼요.

범위 밖 항목을 적는 줄이 특히 효과가 커요. “포함되지 않은 항목”을 명시해두면 추가 요청이 들어왔을 때 별도 견적으로 자연스럽게 넘어갈 수 있어요. 이 문구들은 견적서 작성기에도 기본으로 들어가 있어요.

견적서·발주서·거래명세서·세금계산서는 뭐가 다른가요

네 문서는 순서가 있어요. 견적서로 제안하고, 발주서로 확정하고, 납품하면서 거래명세서를 주고, 마지막에 세금계산서로 세무 처리를 마무리해요. 이 흐름을 알아두면 거래처가 어떤 문서를 요구하는지 바로 이해돼요.

세금계산서는 발급 방식에도 기준이 있어요. 법인사업자는 매출 규모와 상관없이 전자세금계산서 의무 발급 대상이에요. 개인사업자는 직전연도 공급가액(과세·면세 합계)이 8,000만원 이상이면 다음 과세기간부터 의무 대상이 돼요(2026년 7월 기준).

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견적서에 법적 효력이 있나요

“견적서는 법적 효력이 없다”는 말은 정확하지 않아요. 계약은 청약과 승낙, 두 의사표시가 맞아떨어지면 성립해요. 견적서에 품목·수량·금액이 구체적이고 확정적으로 적혀 있다면 청약으로 해석될 여지가 있어요. 상대가 그대로 받아들이면 계약이 성립했다고 볼 수 있는 거예요. 자세한 구조는 법제처 찾기쉬운 생활법령정보 계약의 성립과 효력에서 볼 수 있어요.

반대로 아직 협의 단계라면 “본 견적서는 계약 체결 전 참고용이며, 최종 조건은 별도 계약서에 따릅니다”처럼 한 줄 넣어두는 방법도 있어요. 확정적 제안이 아니라는 뜻을 남겨두는 거예요.

도장이 있어야 효력이 생기는 건 아니에요. 실무에서는 서명이나 기명날인, 전자서명으로 통용돼요. 다만 관공서나 대기업 구매팀은 내부 규정상 직인을 요구하기도 해서, 상대 담당자에게 미리 물어보는 편이 빨라요.

참고로 하도급 거래에는 별도 규정이 있어요. 원사업자는 수급사업자에게 작업을 시작하기 전까지 법정 기재사항을 담은 서면을 발급하고 서명 또는 기명날인하도록 정하고 있어요(국가법령정보센터 하도급거래 공정화에 관한 법률). 견적서를 보냈다고 이 의무가 대체되지는 않아요. B2B 위탁 거래라면 별도 계약 서면을 꼭 챙기세요.

인지세도 자주 오해받는 부분이에요. 인지세는 재산에 관한 권리의 창설·이전·변경에 관한 계약서 등 정해진 과세문서에 붙는 세금이라, 견적서 자체에 인지를 붙일 일은 일반적으로 없어요. 다만 이후 작성하는 도급계약서는 계약금액에 따라 과세 대상이 될 수 있어요.

자주 묻는 질문

Q. 견적서 유효기간은 며칠로 하는 게 좋나요?

A. 법으로 정해진 일수는 없어요. 단가 변동이 잦은 자재·시공은 7일, 용역·디자인은 14~30일로 잡는 경우가 많아요. 기간을 적어두면 그 뒤에는 재협의를 요청할 근거가 생기니, 짧게라도 꼭 넣는 편이 좋아요.

Q. 견적서에 도장이 꼭 있어야 하나요?

A. 인감이 없으면 무효라는 건 오해예요. 서명이나 기명날인, 전자서명으로 실무에서 통용돼요. 다만 관공서나 대기업 구매팀은 내부 규정상 직인을 요구하기도 해서, 상대 담당자에게 미리 물어보는 게 빨라요.

Q. 견적서만 보냈는데 계약이 성립될 수도 있나요?

A. 가능성이 있어요. 품목·수량·금액이 확정적으로 적혀 있고 상대가 그대로 수락하면 청약과 승낙이 맞아떨어졌다고 볼 여지가 있어요. 그래서 이미 보낸 금액을 바꾸려면 상대가 아직 수락하지 않은 상태여야 하고, 새 견적번호를 부여해 “이전 견적번호를 대체합니다”라고 명시하는 게 안전해요. 협의 단계라면 “계약 체결 전 참고용” 문구를 미리 넣어두세요.

Q. 부가세를 안 적으면 어떻게 되나요?

A. 별도인지 포함인지 다투기 쉬워요. 100만원짜리 견적이라도 별도면 110만원, 포함이면 100만원이라 10%가 통째로 갈리거든요. 금액 아래에 한 줄만 넣으면 막을 수 있는 분쟁이에요.

Q. 견적서는 몇 년 보관해야 하나요?

A. 견적서만 따로 정한 기간이 있는 건 아니에요. 다만 거래를 뒷받침하는 장부와 증거서류는 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년(역외거래는 7년) 보존하도록 정하고 있어요. 그래서 실무에서는 견적서도 같은 기준으로 함께 보관해요.

Q. 견적서와 거래명세서는 뭐가 다른가요?

A. 견적서는 거래 전에 “이 조건으로 하겠습니다”라고 제안하는 문서이고, 거래명세서는 납품하면서 “실제로 이만큼 드렸습니다”라고 확인하는 문서예요. 시점도 역할도 달라서 하나로 대체할 수 없어요.

Q. 프리랜서인데 3.3%를 견적서에 어떻게 표기하나요?

A. 견적 금액은 세전 기준으로 적고, 특기사항에 “사업소득 원천징수(3.3%) 전 금액”이라고 밝히는 방식이 흔해요. 100만원 견적이면 실제 입금은 96만 7천원이 되는 구조라, 미리 적어두지 않으면 정산 때 서로 다른 숫자를 이야기하게 돼요.

Q. 견적번호는 어떤 규칙으로 매기나요?

A. 정해진 규칙은 없어요. 날짜 기반(Q-20260724-01)이나 거래처 코드 기반(ABC-2026-007)처럼 본인이 검색하기 쉬운 형태면 충분해요. 중요한 건 규칙을 한 번 정하면 계속 같은 방식으로 쓰는 거예요.

Q. 견적서를 꼭 PDF로 바꿔서 보내야 하나요?

A. 의무는 아니지만 PDF를 권해요. 엑셀이나 워드로 보내면 상대가 열었을 때 서식이 깨지거나, 숫자를 수정할 수 있는 상태로 남거든요. 엑셀은 “다른 이름으로 저장 → PDF”, 워드는 “내보내기 → PDF”로 바꿀 수 있어요.

Q. 관공서에 납품하려면 견적서를 2곳 이상 받아야 하나요?

A. 그건 발주하는 기관 쪽 절차이지 견적서를 쓰는 쪽 의무는 아니에요. 공공기관이 소액 수의계약을 할 때 둘 이상의 견적을 받도록 하는 규정이 따로 있는 거라, 민간 거래 견적서에는 적용되지 않아요. 기관 납품이라면 담당 부서에 요구 서식을 먼저 확인하세요. 다른 서식이 필요하다면 인포팁 전체 도구에서 함께 확인할 수 있어요.