개인정보 수집·이용 동의서 양식, 필수 4항목

개인정보 수집·이용 동의서 양식을 찾다 보면 모양은 비슷한데 칸 구성이 제각각이에요. 어떤 양식은 이름과 서명란만 있고, 어떤 양식은 제3자 제공과 마케팅까지 한 장에 몰아넣었어요.

이 글은 법이 정한 필수항목 4가지를 먼저 짚고, 바로 복사해 쓰는 빈 양식과 작성 예시를 드려요. 예전 양식에서 흔히 고쳐야 하는 부분도 함께 정리했어요.

작성 예시는 형식을 보여주는 것이에요. ○개월 같은 기간은 처리 목적과 적용 법령에 맞춰 직접 정하세요.

개인정보 수집·이용 동의서 필수항목은 4가지예요

이 4가지는 개인정보 보호법 제15조제1항제1호, 즉 ‘정보주체의 동의’를 근거로 수집·이용할 때 알려야 하는 사항이에요. 정보주체는 개인정보의 주인, 곧 동의서에 표시하는 사람이에요.

조문 원문은 국가법령정보센터 「개인정보 보호법」 제15조에서 확인할 수 있어요. 동의가 아닌 다른 근거로 처리한다면 이 동의서 자체가 필요 없을 수도 있어요.

수집·이용 목적

읽는 사람이 무엇에 쓰는지 바로 알 수 있게 적어요. ‘서비스 제공’, ‘업무 처리’처럼 넓은 말만 있으면 무엇에 동의하는지 알기 어려워요.

수집하는 개인정보 항목

이름, 휴대전화번호처럼 항목을 하나하나 적어요. ‘연락처 등’처럼 끝을 흐리면 어디까지 모으는지 알 수 없어요. 목적에 쓰지 않는 칸은 양식에서 빼는 게 좋아요.

보유·이용 기간

언제까지 갖고 있다가 파기하는지 적어요. 보유기간은 처리 목적과 적용되는 법령에 따라 달라질 수 있어요. 다른 곳 양식의 ‘3년’, ‘5년’을 그대로 옮기지 말고 내 목적에 맞는지 먼저 따져보세요.

동의 거부 권리와 불이익

동의하지 않을 권리가 있다는 사실을 꼭 적어요. 거부했을 때 불이익이 있다면 그 내용도 적어요. 불이익은 실제로 생기는 것만 적어야 해요.

개인정보 수집·이용 동의서 양식 — 빈 양식과 작성 예시

바로 아래 파일을 받거나, 표를 복사해 문서에 붙여 쓰면 돼요. 대괄호 [ ] 부분만 내 상황으로 바꾸세요. 문구는 쉽게 읽히도록 해요체로 썼어요.

파일로 받기 — 워드·PDF 2종

모든 양식이 A4 기준이고, 아래 칸과 문구가 그대로 들어 있어요. 워드 파일은 한글(HWP) 프로그램에서도 열려요.

① 개인정보 수집·이용 동의서

A4 1쪽 · 필수 4항목 + 동의 거부 권리 · 동의 여부 체크 · 서명란

② 개인정보 제3자 제공 동의서

A4 1쪽 · 알릴 사항 5가지 · 동의 여부 체크 · 서명란

제목은 「개인정보 수집·이용 동의서」로 달고, 표 위에 “[회사·기관명]은(는) 아래와 같이 개인정보를 수집·이용하려고 해요. 내용을 읽고 동의 여부를 표시해 주세요.” 한 줄을 넣어요.

빈 양식

작성된 예시

이 예시는 모양을 참고하는 용도예요. 실제로 동의가 필요한 정보인지는 서비스 구조에 따라 달라질 수 있어요.

제3자 제공 동의 빈 양식

다른 회사·기관에 넘기려고 동의를 받는다면 수집·이용 표와 별도로 아래 표를 써요. 알릴 사항은 5가지예요(개인정보 보호법 제17조제2항).

복사해서 쓸 때 주의할 점

제3자 제공이나 마케팅 동의가 필요하면 이 표에 행을 추가하지 말고 표를 따로 만들어요. 위 제3자 제공 빈 양식을 쓰면 돼요.

직원 서류를 한꺼번에 정리한다면 근로계약서 양식과 재직·경력증명서 양식도 함께 챙겨보세요.

모든 개인정보를 ‘필수동의’로 받는 건 아니에요

예전 양식에는 ‘[필수] 개인정보 수집·이용 동의’ 칸이 거의 빠짐없이 있었어요. 서비스에 필요한 정보는 전부 필수동의로 받는 관행이었죠. 2023년 법 개정 이후에는 이 관행을 그대로 따르기 어려워졌어요.

계약 이행에 필요한 개인정보

개인정보 보호법 제15조제1항제4호는 정보주체와 맺은 계약을 이행하거나, 계약 과정에서 정보주체가 요청한 조치를 하려고 필요한 경우를 따로 정해 두었어요. 이 경우는 동의가 아닌 이 조항을 근거로 처리할 수 있어요.

개인정보보호위원회도 2024년 9월 12일 「개인정보 필수동의 관행 개선한다」에서 같은 방향으로 안내했어요. 다만 아무 정보나 ‘계약에 필요하다’고 할 수는 없어요. 동의 없이 처리해도 되는 정보라는 입증 책임은 개인정보처리자에게 있어요.

동의가 필요한 개인정보

계약과 관련 없는 개인정보는 필요한 경우 동의를 받아요. 위 작성 예시의 이벤트 경품 발송처럼 계약과 별개인 목적이 여기에 가까워요.

둘이 섞여 있다면 어떻게 나누나

한 장에 섞지 말고 나눠요. 동의 없이 처리하는 개인정보는 동의받아 처리하는 개인정보와 구분해서 공개하거나 알려야 해요(제22조제3항). 동의서에는 동의가 필요한 부분만 남기는 식이에요. 개인정보보호위원회는 필수동의로 받아 온 내용에 계약 이행 등에 필요한 개인정보가 들어 있다면 그 항목은 동의서에서 삭제하고, 나머지는 자유로운 의사로 동의 여부를 정하게 하라고 안내했어요(2024. 9. 12. 보도자료). 조문은 「개인정보 보호법」 제22조에서 볼 수 있어요.

우리 사업에 어떤 근거가 맞는지 판단이 어렵다면 무료 법률상담 받는 곳부터 확인해보세요.

제3자 제공·민감정보·마케팅은 따로 확인해요

수집·이용 동의 하나로 모든 걸 해결할 수는 없어요. 개인정보 보호법 제22조제1항은 동의를 받을 때 각각의 동의 사항을 구분하도록 하고, 제3자 제공·민감정보·고유식별정보·홍보나 판매 권유 목적은 따로 동의를 받아야 한다고 정하고 있어요.

주민등록번호는 동의만으로 판단하지 않아요

주민등록번호는 동의를 받아도 처리할 수 없는 게 원칙이에요. 개인정보 보호법 제24조의2제1항은 법률·대통령령 등에서 구체적으로 주민등록번호 처리를 요구하거나 허용한 경우, 정보주체나 제3자의 급박한 생명·신체·재산의 이익을 위해 명백히 필요한 경우, 이에 준해 보호위원회가 고시로 정한 경우만 예외로 두고 있어요. 양식에 주민등록번호 칸이 있다면 이 중 어디에 해당하는지부터 확인하고, 근거가 없으면 칸을 지우세요.

광고·마케팅 목적

광고 문자처럼 서비스와 별개인 목적은 수집·이용 동의와 같은 칸에 묶지 않아요. 선택으로 받는 동의라면 거부해도 서비스 이용에 지장이 없게 해야 해요.

동의를 받을 때 지켜야 할 방법

양식 내용이 맞아도 받는 방식이 틀리면 문제가 될 수 있어요. 개인정보 보호법 시행령 제17조제1항은 동의를 받을 때 충족할 원칙을 정해 두었어요.

• 정보주체가 자유로운 의사로 동의할 수 있을 것
• 동의 받으려는 내용이 구체적이고 명확할 것
• 쉽게 읽고 이해할 수 있는 문구를 쓸 것
• 동의 여부를 명확하게 표시할 방법을 줄 것

동의는 서면뿐 아니라 전화, 인터넷 홈페이지, 전자우편 등으로도 받을 수 있어요(시행령 제17조제2항). ‘동의함’과 ‘동의하지 않음’ 두 칸을 같이 두고, 정보주체가 직접 표시하게 두는 편이 안전해요.

종이나 화면으로 동의서를 받을 때는 중요한 내용을 눈에 띄게 표시해야 해요(법 제22조제2항). 시행령 제17조제3항은 홍보·판매 권유를 위해 연락할 수 있다는 사실, 처리하려는 개인정보 항목 중 일부, 보유·이용 기간, 제공받는 자와 그 이용 목적을 중요한 내용으로 정하고 있어요. 「개인정보 처리 방법에 관한 고시」 제4조는 글씨의 크기·색깔·굵기·밑줄 등으로 명확히 표시하고, 동의 사항이 많으면 중요한 내용을 따로 구분해 표시하라고 정하고 있어요.

개인정보 동의서 작성할 때 자주 틀리는 부분

목적을 너무 넓게 쓰는 경우

‘회사 업무 전반’, ‘각종 서비스 제공’은 목적이라고 보기 어려워요. 한 문장으로 무엇을 하려는지 드러나야 해요.

개인정보를 필요 이상으로 수집하는 경우

생년월일·주소를 ‘혹시 몰라서’ 받는 경우가 흔해요. 목적에 쓰지 않는 항목은 칸 자체를 지우세요.

보유기간을 ‘영구’라고 적는 경우

끝이 없는 기간은 언제 파기하는지 알 수 없어요. 목적이 끝나는 시점이나 근거 법령의 보존 기간처럼 끝이 보이게 적는 편이 안전해요.

동의 거부 불이익을 과장하는 경우

“동의하지 않으면 모든 서비스 이용 불가”처럼 쓰는 경우예요. 선택 동의를 거부했다는 이유로 서비스 제공을 거부해서는 안 돼요(제22조제5항).

작성 전 체크리스트

예시이며 실제 상황에 맞춰 조정하세요.

자주 묻는 질문

Q. 개인정보 동의서에 이름과 서명만 있으면 되나요?

A. 아니에요. 서명보다 먼저 목적·항목·보유기간·거부 권리와 불이익 4가지를 알려야 해요. 서명란만 있는 양식은 무엇에 동의했는지 드러나지 않아요.

Q. 개인정보를 받을 때마다 동의서가 꼭 있어야 하나요?

A. 그렇지 않아요. 제15조제1항은 동의 말고도 계약 이행 등 여러 처리 근거를 두고 있어요. 어떤 근거가 맞는지는 수집 목적과 서비스 구조에 따라 달라질 수 있어요.

Q. 개인정보 보유기간은 몇 년으로 적어야 하나요?

A. 정해진 숫자를 옮겨 적기보다 처리 목적이 끝나는 시점이나 적용 법령을 기준으로 정해요. 다른 곳 양식의 기간이 내 목적과 맞지 않을 수 있어요.

Q. 개인정보 동의를 거부하면 어떻게 되나요?

A. 불이익이 있다면 동의서에 그 내용이 적혀 있어야 해요. 선택 동의를 거부했다는 이유로 서비스 제공을 거부해서는 안 돼요.

Q. 필수동의와 선택동의는 어떻게 다른가요?

A. 흔히 ‘필수’는 서비스에 꼭 필요하다고 표시한 동의, ‘선택’은 동의하지 않아도 서비스를 받을 수 있는 동의를 말해요. 계약 이행에 필요한 정보는 동의가 아닌 다른 근거로 처리할 수도 있어서, 필수동의 칸 자체를 다시 검토해볼 만해요.

Q. 개인정보 제3자 제공 동의는 따로 받아야 하나요?

A. 수집·이용 동의와 구분해서 받아야 해요. 제3자 제공은 제17조를 따로 확인해야 하니, 수집·이용 표에 한 줄로 끼워 넣지 마세요.

Q. 주민등록번호도 동의만 받으면 수집할 수 있나요?

A. 아니에요. 개인정보 보호법 제24조의2는 법령이 구체적으로 요구하거나 허용한 경우 등 정해진 예외 말고는 주민등록번호를 처리할 수 없게 하고, 동의는 그 예외에 들어 있지 않아요. 수집이 꼭 필요하다면 근거 법령부터 확인하고, 판단이 어려우면 전문가와 상담해보세요.

Q. 마케팅 동의를 수집·이용 동의서에 같이 넣어도 되나요?

A. 같은 칸에 묶지 말고 구분해요. 광고처럼 서비스와 별개인 목적은 따로 동의를 받고, 거부해도 서비스 이용에 지장이 없게 해야 해요.

Q. 개인정보 동의서는 꼭 종이로 받아야 하나요?

A. 아니에요. 시행령 제17조는 서면뿐 아니라 인터넷 등으로도 동의를 받을 수 있게 정하고 있어요. 어떤 방법이든 동의 여부를 분명하게 표시할 수 있어야 해요.

Q. 만 14세 미만 아이의 개인정보는 누구에게 동의를 받나요?

A. 법정대리인의 동의를 받아야 해요. 개인정보 보호법 제22조의2제1항은 만 14세 미만 아동의 개인정보를 처리하려고 동의를 받아야 할 때 법정대리인의 동의를 받고, 법정대리인이 동의했는지 확인하도록 정하고 있어요. 학원·교육기관 양식이라면 법정대리인 성명·서명란을 따로 두는 편이 좋아요.