공문 양식과 발신 형식, 필수 항목 8개와 작성 예시

공문 양식과 발신 형식은 틀만 한 번 잡아 두면 매번 같은 순서로 채우면 돼요. 처음 쓰는 사람이 막히는 곳은 대개 두 군데예요. 누구 명의로 보내야 하는지, 그리고 직인·붙임·끝을 어떻게 표시하는지예요.

인터넷에 도는 공문 작성법은 대부분 행정기관 규정을 옮겨 놓은 거예요. 이 규정은 행정기관의 업무를 정한 것이라, 회사끼리 주고받는 공문에 그대로 의무가 되지는 않아요. 그래서 이 글은 기업 공문과 관공서 제출 공문을 나눠 예시를 보여주고, 보내는 방법과 접수 확인까지 이어서 정리했어요.

아래 8개는 법이 모든 공문에 요구하는 항목이 아니라, 보내기 전에 빠진 게 없는지 보는 실무 점검 항목이에요.

공문 양식 3종, 그대로 옮겨 쓰는 작성 예시

아래 예시는 일반적인 공문 구성에 맞춰 인포팁이 만든 거예요. 정부가 정한 공식 서식이 아니니, 받는 곳이 지정한 서식이 있으면 그 서식을 먼저 쓰세요. 바로 아래 파일을 받거나, 칸 이름과 순서를 한글·워드 문서에 옮기고 ○ 부분만 바꾸면 돼요.

파일로 받기 — 워드·PDF 3종

모든 양식이 A4 기준이고, 아래 칸과 문구가 그대로 들어 있어요. 워드 파일은 한글(HWP) 프로그램에서도 열려요.

① 기업 일반 공문

A4 1쪽 · 거래처 안내 · 협조 요청 · 관련 → 내용 → 요청 순서

② 관공서 제출용 공문

A4 1쪽 · 관련 문서 → 제출 · 붙임 · 끝

③ 회신 공문

A4 1쪽 · 받은 공문 번호를 관련 줄에 · 요청 순서대로 답

기업 일반 공문 양식 — 거래처 안내·협조 요청

거래처에 일정 변경을 알리거나 자료를 요청할 때 쓰는 기본형이에요. 본문은 번호를 붙여 ‘관련 → 내용 → 요청’ 순서로 적으면 읽는 쪽이 한 번에 파악해요.

수신란을 대표이사로 할지 담당 부서로 할지는 받는 회사가 알려준 창구를 따르면 돼요. 창구 담당자를 알고 있다면 참조에 이름을 넣어 두세요.

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PDF 합치기
붙임까지 파일 하나로 달라고 하면 공문과 붙임 PDF를 합쳐 붙임 번호 순서대로 쪽을 정리해보세요

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관공서 제출용 공문 예시

관공서에 내는 공문은 형식보다 ‘그 기관이 무엇을 정해 뒀는지’가 먼저예요. 신청서·서식이 정해진 업무라면 공문 대신 그 서식을 내야 할 수 있어요. 따로 정한 게 없을 때 아래 예시를 기준으로 쓰세요.

이 예시는 민간이 관공서에 내는 문서예요. 행정기관이 내부에서 쓰는 법정 기안문과는 다른 문서라는 점만 기억해 두세요.

공문 회신 양식

회신은 받은 공문의 문서번호·시행일자·제목을 ‘관련’ 줄에 적고 시작해요. 그래야 상대가 어떤 요청에 대한 답인지 바로 찾아요. 요청이 여러 개면 번호를 요청 순서와 똑같이 맞춰 하나씩 답하세요.

관공서가 문서24로 보낸 공문은 로그인한 뒤 받은 문서함에서 확인하고 접수 처리를 하면 접수 문서함 목록에서 다시 볼 수 있어요(문서24 이용안내·2026년 9월 기준, 화면 구성은 바뀔 수 있어요). 회신할 때는 이 공문의 문서번호·시행일자를 ‘관련’ 줄에 그대로 옮겨 적으세요.

두 양식에서 기업 일반 공문과 달라지는 칸만 모았어요.

공문 작성에 필요한 항목 8가지

8가지는 세 묶음으로 보면 쉬워요. 누가 누구에게(수신처·발신처·발신명의), 무엇을(제목·본문·붙임), 언제 어떤 번호로(문서번호·시행일자)예요. 위 표를 채우면서 아래 포인트만 한 번 더 보세요.

수신처와 발신처

수신처는 회사·기관의 공식 명칭으로 적어요. 줄임말이나 옛 이름을 쓰면 담당 부서를 찾는 데 시간이 걸려요. 발신처에는 회신받을 담당자의 이름과 연락처를 꼭 넣으세요.

문서번호와 시행일자

문서번호는 회사가 정한 체계대로 매기면 돼요. 상대가 회신할 때 ‘관련’ 줄에 이 번호를 인용하니, 한 번 쓴 번호는 다시 쓰지 않아요. 시행일자는 실제로 발송하는 날로 맞추세요.

제목과 본문

제목만 읽어도 안내인지, 요청인지, 제출인지가 보여야 해요. 본문은 번호를 붙여 관련 근거 → 핵심 내용 → 요청사항 순으로 쓰세요. 답이 필요하면 기한과 회신 방법을 본문 안에 적어요.

붙임과 발신명의

붙임은 파일·서류의 명칭과 수량을 적어요. 발신명의는 이 문서를 책임지는 이름이라, 기업과 행정기관의 기준이 달라요. 바로 다음 섹션에서 나눠서 볼게요.

공문 발신 형식과 수신인 작성법

발신명의는 “이 문서를 누가 책임지느냐”를 보여주는 자리예요. 여기서 기업과 행정기관의 기준이 갈려요.

기업 공문의 발신명의

회사 공문을 늘 대표이사 명의로 보내야 하는 건 아니에요. 누구 명의로 나갈 수 있는지는 회사의 결재·권한 규정이 정해요. 중요한 대외 문서는 대표이사, 일상 안내는 부서장 명의로 나누는 회사도 있어요.

받는 곳이 ‘대표자 명의’를 요구하면 그 요구를 따르세요. 명의 때문에 다시 보내는 일을 막으려면, 작성 전에 상대의 제출 요건부터 확인하는 게 빨라요.

행정기관의 공식 발신명의

행정기관 문서는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」(이하 행정업무규정) 제13조에 따라 원칙적으로 그 행정기관의 장 명의로 발신해요. 같은 기관 안의 보조기관·보좌기관끼리 주고받는 문서는 기관장이 아니라 그 보조기관·보좌기관이 발신명의에 서명해요(제14조제2항).

시청에서 온 공문에 ‘○○시장’이 적혀 있는 게 이 규정 때문이에요. 반대로 민간기업이 이 규칙을 따라야 할 의무는 없어요.

담당자 및 부서 표기

행정기관 기안문은 결문에 발신명의와 함께 결재·등록·연락 정보를 둬요(행정업무규정 시행규칙 제4조). 회사 공문도 같은 원리로 쓰면 편해요. 발신명의 아래에 실제 담당자의 부서·이름·전화·이메일을 적어 두면 문의가 담당자에게 바로 가요.

발신명의 작성 시 주의사항

받는 곳이 수신 창구를 알려줬다면 그 표기를 그대로 따라요. 발신명의와 직인 명의가 서로 다르면 상대가 확인을 요청할 수 있어요. 부서장 명의로 보내면서 대표이사 직인을 찍는 식의 조합은 피하는 게 안전해요.

공문 직인과 붙임·끝 표시 방법

기업 직인과 행정기관 관인의 차이

행정기관 공문서는 행정업무규정 제14조에 따라 발신명의에 관인을 찍어요. 기관장 명의 문서는 관인 대신 기관장이 직접 서명할 수도 있어요.

관보·신문에 싣는 문서에는 관인을 찍거나 서명하지 않고, 경미한 내용의 문서는 행정안전부령에 따라 생략할 수 있어요. 여러 곳에 한꺼번에 보내는 문서는 관인을 찍는 대신 인영을 인쇄해 쓸 수도 있어요. 그래서 “모든 공문에 관인이 찍힌다”는 정확한 말이 아니에요.

회사 직인은 이 규정과 별개예요. 계약 관련 문서인지, 받는 곳이 날인을 요구하는지, 회사 내부 규정이 어떤지를 보고 정해요. 날인본을 이메일로 보내야 하면 인쇄본에 찍은 뒤 스캔·촬영해 PDF로 보내면 돼요.

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사진 → PDF 만들기
직인 찍은 공문을 휴대폰으로 찍었다면 A4 PDF 한 파일로 묶고, 인쇄 해상도까지 저장 전에 확인해보세요

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첨부파일 표시

붙임에는 첨부물의 명칭과 수량을 적어요. 여러 개면 “1. 변경 일정표 1부 / 2. 견적서 1부”처럼 번호를 매겨 나열하세요. 견적서를 붙임으로 보낼 때 들어갈 항목은 견적서 필수 항목과 부가세 표기법에서 확인할 수 있어요.

끝 표시

행정기관 문서는 본문이나 붙임 목록의 마지막 줄 뒤에 ‘끝.’을 붙여 문서가 끝났음을 표시해요. 위 예시처럼 마지막 줄 뒤에 ‘끝.’을 붙이는 형태예요. 띄어쓰기 간격 같은 세부 표기는 행정안전부 「2025 행정업무운영 편람」을 기준으로 보세요.

회사 공문은 이 방식을 참고해서 쓰는 것이지 법적 의무는 아니에요. 다만 ‘끝’이 있으면 뒤에 내용이 빠지지 않았다는 표시가 돼서 실무에서 쓸모가 있어요.

보내기 전에 찾아볼 작성 오류

• 붙임 목록은 2건인데 실제 첨부 파일은 1개
• ‘끝.’ 뒤에 문장이 더 붙어 있음
• ‘관련’ 줄의 문서번호·날짜가 받은 공문과 다름
• 수신처를 옛 기관명·옛 회사명으로 적음
• 발신명의와 연락처의 담당 부서가 서로 다름

기업 공문과 관공서 공문 작성 차이

핵심은 “누가 쓰는 문서냐”예요. 행정업무규정은 중앙행정기관 등 행정기관의 행정업무 운영을 정한 규정이라, 민간기업끼리 주고받는 공문에 그대로 의무가 되지 않아요.

제출기관이 별도 양식을 요구하는 경우

기관이 신청서·서식을 정해 둔 업무라면 그 양식이 우선이에요. 공문을 따로 붙여야 하는지, 서식만 내면 되는지도 기관 안내문에서 확인하세요. 이 글의 예시는 기관이 정한 게 없을 때 쓰는 기본형이에요.

행정기관 형식을 참고하고 싶을 때

행정안전부가 게시한 「2025 행정업무운영 편람」에 행정기관 문서 작성 방법이 정리돼 있어요. 다만 이 편람은 현행 규정(2026년 5월 19일 시행)보다 먼저 게시된 자료예요. 편람과 법령 원문이 다르면 법령을 따르세요.

공문 이메일 발송과 문서24 이용 방법

작성, 발송, 접수는 서로 다른 단계예요. 받는 곳이 정한 방식이 있으면 그게 먼저라서, 상대가 어떤 경로로 받는지부터 확인하세요.

이메일 발송

거래처 공문은 이메일이 가장 간편해요. 메일 본문에 내용을 길게 풀기보다 공문을 PDF로 붙이고, 메일에는 요지와 붙임 목록만 적으면 깔끔해요. 메일 제목을 공문 제목과 똑같이 두면 나중에 찾기 쉬워요.

관공서라면 이메일 제출을 받는지 먼저 확인하세요. 이메일을 보낸 것만으로 제출이 끝났다고 볼 수 없는 업무가 있어요.

문서24 제출

문서24는 개인·민간기업·단체가 행정·공공기관의 업무시간과 상관없이 인터넷으로 전자문서를 보내고 받을 수 있는 서비스예요. 흐름은 로그인 → 문서 작성·발송 → 수신기관 접수 → 문서처리현황 확인이에요(문서24 이용안내·2026년 9월 기준, 화면 구성은 바뀔 수 있어요).

기업끼리 공문을 주고받는 용도의 서비스는 아니에요. 또 모든 업무를 문서24로 받는 건 아니니, 받는 기관이 이 방식으로 접수하는지 먼저 확인하세요.

우편 및 직접 제출

원본 서류나 날인 원본을 요구하면 우편이나 직접 제출로 가요. 우편은 발송 영수증을, 직접 제출은 접수 담당자와 접수 시각을 기록해 두세요. 다른 사람이 대신 가야 하고 기관이 위임장을 달라고 하면 대리인 위임장 양식을 참고하세요.

발송 후 접수 확인

문서24는 문서처리현황에서 접수 여부를 볼 수 있어요. 이메일은 수신 확인 회신을 요청하고, 답이 없으면 담당자에게 전화로 접수 여부를 물어보세요. 발송본·붙임·발송 기록은 한 폴더에 모아 두세요.

공문을 보냈다고 해서 내용증명 같은 증명 기능까지 생기지는 않아요. 대금 지급처럼 상대가 응하지 않는 요구를 증거로 남겨야 한다면 내용증명 보내는 법과 우체국 절차를 따로 확인하세요.

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내용증명 작성기
물품대금·대여금처럼 증거가 필요한 요구라면 통지 기한 계산과 양식을 함께 잡아보세요

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공문 발송 전 확인사항, 단계별로 점검하기

공문은 다 쓴 뒤 1분 점검으로 재발송을 막을 수 있어요. 체크리스트로 빠진 걸 찾고, 아래 표 순서대로 보내면 돼요.

예시이며 실제 상황에 맞춰 조정하세요.

자주 묻는 질문

Q. 공문 양식은 어디서 받을 수 있나요?

A. 이 글의 예시 3종을 워드·PDF 파일로 받거나 한글·워드 문서에 옮겨 쓰면 돼요. 정부가 정한 공식 서식은 아니라서, 받는 기관이나 회사가 지정한 서식이 있으면 그걸 써야 해요. 행정기관 문서 형식이 궁금하면 행정안전부 행정업무운영 편람을 참고할 수 있어요.

Q. 공문은 어떤 순서로 작성하나요?

A. 받는 곳과 제출 방식부터 확인하고, 누구 명의로 보낼지 정해요. 그다음 제목 → 본문(관련·내용·요청) → 붙임 → ‘끝.’ 순으로 쓰고, 날인·서명 후 발송해요. 마지막은 접수 확인이에요.

Q. 회사 공문은 반드시 대표이사 명의로 보내야 하나요?

A. 늘 그런 건 아니에요. 대표이사 명의로 보내야 하는지는 회사의 결재·권한 규정과 받는 곳의 요구가 정해요. 행정기관은 원칙적으로 기관장 명의로 보내지만, 이건 행정기관에 적용되는 규정이에요.

Q. 공문에는 반드시 직인을 찍어야 하나요?

A. 아니에요. 행정기관의 관인도 법령에 예외와 생략 가능한 경우가 있어요. 회사 직인은 계약 관련 문서인지, 받는 곳이 날인을 요구하는지, 내부 규정이 어떤지에 따라 정해요.

Q. 공문을 이메일로 보내도 되나요?

A. 거래처끼리 주고받는 업무 공문은 이메일로 보내는 경우가 많아요. 관공서는 이메일 제출을 인정하는지 먼저 확인해야 해요. 어느 쪽이든 공문은 PDF로 붙이고 수신 확인을 받아 두세요.

Q. 개인사업자도 관공서에 공문을 보낼 수 있나요?

A. 네. 문서24는 개인·민간기업·단체가 행정·공공기관에 전자문서를 보낼 수 있는 서비스예요. 다만 받는 기관이 문서24로 접수하는지, 그 업무에 지정 서식이 있는지 먼저 확인하세요.

Q. 공문의 붙임과 끝은 어떻게 쓰나요?

A. 붙임에는 첨부물의 명칭과 수량을 적고, 여러 개면 번호를 매겨요. 문서 마지막 줄 뒤에는 ‘끝.’을 붙여요. 행정기관 문서의 세부 표기는 행정안전부 행정업무운영 편람에 정리돼 있고, 회사 공문은 이 방식을 참고해서 쓰면 돼요.

Q. 공문과 내용증명은 무엇이 다른가요?

A. 공문은 업무상 안내·요청·회신을 전하는 문서예요. 공문을 보냈다는 것만으로 내용증명 같은 증명 기능이 생기지는 않아요. 상대가 응하지 않는 요구를 증거로 남겨야 하면 내용증명을 따로 준비하세요.

Q. 문서24로 보낸 공문은 어떻게 확인하나요?

A. 문서24의 문서처리현황에서 수신기관이 접수했는지 볼 수 있어요. 모바일 버전에서는 문서 보내기 기능이 제공되지 않으니, 보내는 것도 확인하는 것도 PC에서 하는 게 편해요. 기한이 걸린 문서면 담당 부서에 한 번 더 확인하세요.

Q. 관공서가 문서24로 보낸 공문은 어디서 보나요?

A. 문서24에 로그인해 받은 문서함에서 확인해요. 받은 문서를 접수 처리하면 접수 문서함 목록에서 다시 볼 수 있어요. 메뉴 이름과 화면은 바뀔 수 있으니 문서24 이용안내를 함께 확인하세요.